Amélioration de l'accueil

Amélioration de l’accueil

Constat :

L’accueil est la première relation de communication entre la structure et l’usager. Elle participe grandement à la construction de l’image du service public. En effet un accueil souffrant d’un ou plusieurs dysfonctionnements affecte les usagers et les professionnels de la structure :

1)  Le premier constat que nous pouvons relever au sein de la structure est la structuration de la salle d’accueil. Lors de la création du bâtiment la salle d’accueil n’ayant pas était prévue. Les professionnels ont dû en aménager une.

 -Elle se situe à côté des toilettes du Pôles Administratif. Les inconvénients sont les odeurs et le bruit.

 -Par temps de pluie, il y a des infiltrations d’eau qui arrivent aux niveaux des pieds des usagers. Selon la direction du vent la pluie mouille les administrés.

-Les jours de permanences des assistantes sociales des familles avec des enfants en bas âges sont convoqués. Selon l’orientation du soleil ses rayons provoquent une gêne pour ces familles.

-Il y a un meuble de bureau présent dans la salle d’attente. Celui-ci prend beaucoup de place et n’est pas utilisé.

-La salle d’accueil n’est pas tous les jours nettoyés.  

 2) L’absence d’un agent d’une durée indéterminée dans une structure ayant peu de ressource humaine engendre la remobilisation de ses ressources. Afin de réduire les effets causés par cette anomalie un professionnel assume sa fonction ainsi que la fonction de l’employé absence. Cela entraine pour le fonctionnaire une augmentation de charge de travail selon la période. Pour maintenir la continuité du service cette solution ne peut pas durer dans le temps. Elle ne produira que des nouveaux dysfonctionnements.

-Il y a de nombreux professionnels en congé maladie.

-Dans les situations où l’agent d’accueil est en visite à domicile un autre employé ou un stagiaire est réquisitionné.

- Le professionnel qui assure l’accueil doit aussi faire d’autres taches en parallèles.

Domaine : administratif, Social

Localisation de l’action : Accueil du CCAS du Gosier

Public visé : Usagers du CCAS Gosier, Professionnel du CCAS Gosier

Descriptif synthétique de l’action :

Première action :

La première action consistera à la restructuration de la salle d’accueil. Elle consiste à enlever le bureau qui n’a pas sa place dans la salle d’attente. Ainsi que le changement des chaises, des panneaux, des portes dépliants. La mise en place de dépliant plus récent ou spécifique et des magazines. Proposer la possibilité de fermé cette espace dit d’accueil grâce des murs de séparation. Aménager un co-accueil avec la mission locale.

Deuxième action :

La deuxième action consistera à la création de poste. Elle consiste à mettre en place un agent pour s’occuper de l’accueil des usagers le matin. Pour cela il faudra créer une fiche de poste complète, définir un salaire et les différents critères.

Objectifs visés : Rendre l’attente moins longue.    

  Objectifs opérationnels :

1.        Reconfigurer la salle d’accueil

2.        Création de poste (fiche de poste)

3.        (A Compléter)                            

Objectif général : Améliorer l’accueil au sein du CCAS

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