Cas VENETIS

Cas VENETIS

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Le groupement d’employeurs VENETIS emploie des personnels de différentes catégories : ouvriers, employés, mais également cadres qui sont mis à disposition, à temps partiel  auprès d es entreprises adhérentes du groupement qui a une forme juridique associative. Cela permet de mutualiser certains emplois de cadres, les PME adhérentes n’ayant pas besoin de personnels à temps complet dans certains métiers ; c’est le cas d’un responsable exportation, d’un responsable qualité, ou d’un responsable EDI, etc.

Le recours à un groupement d’employeurs permet également d’avoir des ouvriers saisonniers qui sont toujours les mêmes chaque année et qui sont déjà formés et directement opérationnels. Les alternatives qui consisteraient à prendre des intérimaires ou des personnels recrutés en CDD par l’entreprise utilisatrice elle-même  ne présenteraient pas ces avantages et couteraient plus cher.

Du côté salarié, cela leur permet de régulariser leur volume de travail sur l’année et leur offrir une certaine sécurité d’emploi et de revenu dans la mesure où les adhérents n’ont pas tous leurs pointes saisonnières au même moment, n’ayant pas tous les mêmes secteurs d’activité. Le groupement pourra donc offrir des contrats de travail en CDI à un certain nombre de salariés, en les mettant à disposition de différents adhérents.

La gestion du groupement est assez lourde. Il a réalisé l’an passé plus de 200000 heures de travail en mise à disposition auprès des adhérents. Il a embauché en CDD ou CDI plus de 150 personnes. Il a généré un chiffre d’affaire d’environ 350000€.

Architecture informatique :

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Le groupement dispose de deux micro-ordinateurs indépendants, de type PC. L’un permet la tenue de la comptabilité à partir du logiciel EBP et l’autre permet de gérer la facturation et la paie à partir d’un logiciel spécifique pour les groupements, qui fonctionne sous Windows, dans une version assez ancienne. Les deux postes possèdent la suite office.

La solution actuelle ne convient plus au directeur du groupement pours diverses raisons, qi sont résumées ci-dessous :

• Actuellement, quatre personnes sont appelées à travailler sur les données : la secrétaire, une jeune diplômée de master, spécialisées dans le recrutement et le droit social, un stagiaire en alternance qui intervient sur les outils informatiques et l’EDI chez les adhérents, mais qui s’occupe également des outils informatiques du groupement et le directeur. Le nombre de postes informatiques et leur indépendance ne facilitent pas le fonctionnement et la communication des informations. En période de pointe, le groupement a donc recours au recrutement de stagiaires, pour préparer le travail de collecte de données, à partir de relevés d’heures, qui sont remplis manuellement par les salariés mis à disposition et validés par les adhérents qui les emploient. Les stagiaires effectuent également des vérifications, à partir des factures et des bulletins de paie, pour contrôler des heures facturées et des heures payées.

• Le travail administratif manque de productivité et de fiabilité. Il est nécessaire de saisir l’information plusieurs fois. On saisit les relevés des heures effectuées par les salariés chez les adhérents pour faire les bulletins de salaires, puis on saisit les mêmes données pour effectuer les factures et enfin on saisit les factures et les bulletins de salaire en comptabilité. Il arrive fréquemment, qu’outre une perte de temps, ce système entraine des omissions et des erreurs : absences on décomptées ou prestations non facturées, écritures comptables différentes de la facture ou du bulletin de paie.
• Avec les 35 heures, l’annualisation du temps de travail, puis la loi TEPA, le suivi des contrats de travail est devenu extrêmement difficile. Il faut notamment effectuer un suivi précis entre le contrat de travail signé avec le salarié et son exécution, à travers différentes missions qui lui sont confiées successivement ou parallèlement chez différents adhérents. La secrétaire a mis au point des tableaux Excel, mais cela ne se recoupe pas avec le logiciel de paie. Il est donc nécessaire de saisir les informations obligatoires sur les bulletins comme le nombre d’heures  effectuées et leur cumul. Dans le même ordre d’idée, la justification des allègements de charges sociales, en cas de contrôle de l’URRSAAF notamment, est très délicate. Elle fait également appelle à de recopies manuelles de données sur tableaux Excel.
• Le regroupent dispose de nombreuses possibilités de formations pour ses salariés. Le suivi du budget formation et des différentes actions entreprises est donc très difficile, sans outil informatique adapté. Notamment le groupement a actuellement 10 personnes en contrat de professionnalisation de type CAP/BEP. Là encore le suivi est réalisé à l’aide de tableaux Excel.
• Le directeur du groupement insiste sur le fait que la justification de son organisme n’est pas de faire du bénéfice mais d’offrir la sécurité de l’emploi aux salariés et la flexibilité du travail aux adhérents et ce à moindre cout. Il aurait besoin de tableaux de bord lui permettant d’anticiper les embauches ou de rechercher de nouvelles missions pour combler les plannings des salariés, notamment ceux qui sont en CDI. Il souhaiterait également des prévisions de trésorerie pour pouvoir mettre en place une véritable gestion financière et discuter avec son banquier.

Il a trouvé plusieurs solutions sur le marché mais, à priori, aucune ne lui convient totalement. Il s’st renseigné auprès de ses collègues, les groupements d’employeurs étant de plus en plus nombreux. Il est allé dans différents salons et a consulté le site CXP. Il existe des solutions diverses, dont l’une d’elle semble relativement intégrée. Il voudrait néanmoins élaborer un cahier des charges et faire un appel d’offres, afin d’être certain de ne pas passer à côté d’une solution optimale. Il voudrait également se rendre compte des évolutions de son installation informatique actuelle, afin d’avoir une idée des couts qu’il faudra supporter. Il pense qu’il lui faudra prendre des décisions de réorganisation du groupement.

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