Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription :

Intitulé de la situation de gestion :

Les relances clients

⌧ Réalisée

□ Observée

Fiche de situation de gestion n : 1

Cadre de la réalisation

Raison sociale :

Négoce Canalisation France Export

Revendeurs en tuyauterie

Date de réalisation :

Février 2019

Durée de la réalisation :

Contexte de réalisation :

• Contexte général

Je suis en apprentissage gestionnaire de la PME PMI au sein de l’entreprise NCFE (Négoce Canalisation France Export) à Saint Andiol depuis le 30 juillet 2017. Le gérant est François Bigot et le sous gérant est Romain BIGOT.

L’activité principale de l’entreprise est l’importation de pièces de canalisations pour l’irrigation, assainissement des eaux usées et pluviales … c’est-à-dire des pièces fontes s’adaptant sur nos tubes comme des manchons, culottes, réducteurs et des tuyaux allant jusqu’à 25 bar permettant la circulation d’une grosse quantité d’eau.

 Les grossistes représentent la moitié de notre Chiffre d’Affaires. Cependant, nous vendons aussi nos pièces aux travaux publics (33% du CA) et aux particuliers (17% du CA)

Notre PME est composée de 5 salariés. Nous avons chacun une place très importante dans l’entreprise. Il y a le directeur et le sous gérant qui s’occupent plus principalement des offres commerciales, il y a une responsable du bureau en congés maternité, un gestionnaire du dépôt/assistant commercial et moi qui m’occupe de toute la gestion de bureau. Mes missions sont de rentrer les factures fournisseurs et les factures de la société, les bons de livraisons, mettre à jour un tableau qui été déjà dans l’entreprise à mon arrivée qui consiste à voir notre marge chaque mois, mais aussi quel client nous a payer ou non, ou quel client doit-on payer. Je fais aussi beaucoup de classement, d’archivage et de rapprochement bancaire.

Quotidiennement je rentre dans mon tableau toutes les factures des clients pour suivre notre CA mais aussi pour vérifier les factures arrivées à échéance ou pas. De nombreux clients payent par virement, souvent le 15 du mois après la date d’échéance. J’effectue dans mes missions les relevés d’échéances clients. Je me suis aperçue, qu’il y a de nombreux clients qui ne paient pas leur facture à temps. J’en ai parlé avec mon directeur afin de mettre en place un tableau de suivis des règlements. De plus, j’aimerai que ce tableau regroupe les suivis de règlements mais aussi toutes la factures NCFE et fournisseurs afin d’avoir une vue d’ensemble sur nos dépenses et nos bénéfices.

Par ailleurs, j’aurai souhaité aussi ajouter dans quelle banque les factures ont été réglées et ainsi suivre les soldes théoriques et réel de la banque dans la 6ème feuille sur Excel.

• Composantes de la communication
• Acteurs

Moi-même et nos fournisseurs en tuyauterie (Superlit en Roumanie)

• Relation entre les acteurs :

Relation basée sur le respect mutuel

• Cana

Direct en face à face

• Contraintes

Etant en entreprise seulement 3 jours par semaine et ayant déjà beaucoup de travail, nous craignons ne pas avoir suffisamment de temps pour mettre le tableau en place.

• Ressources :

Logiciels (Excel et Word), Internet.

Objectifs :

• Relancer les clients
• Suivre les soldes bancaires

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

1. Création du tableau des relances clients.

• J’ai mis dans ce tableau toutes nos factures fournisseurs ainsi que nos factures NCFE. J’ai donc rentré les références des factures, la date de la facture, le numéro, le client, la commande fournisseur correspondant à la facture, le montant, le type d’entrée (ventes), le montant HT et TTC, l’échéance et le paiement, le montant payé si la facture a été payé ainsi que la banque afin d’en suivre le solde.
• La première colonne se nomme « référence interne ». Dans cette colonne j’ai utilité une formule gauche, mois et l’année de la création du tableau. Pour la formule gauche je sélectionne le nom du client avec les 4 première lettres. Puis je sélectionne le mois et l’année de la création du tableau des relances clients.
• Pour l’échéance j’ai mis une formule simple. Cette formule est la date de la facture + le nombre de jour d’échéance (20 jours). J’ai fixé ma cellule d’échéance afin de tirer ma formule pour tous les autres clients.
• Ensuite, j’ai mis pour le chèque reçu une liste déroulante. Si oui ou non j’ai reçu le chèque du client.

• Pour le retard, j’ai inséré une formule Si. Je me pose la question, si j’ai reçu le chèque alors je ne veux rien dans la case retard. Le client a rendu à temps le paiement. Sinon je veux la date du jour moins la date d’échéance. Ce qui me donne le nombre de jour de retard. Par exemple pour le client Au bout du monde il a 16 jours de retard.

• Pour la relance j’ai également mis une formule Si. Si dans la case retard je n’ai rien alors je ne veux rien dans cette case. Sinon si la case retard est inférieure ou égale à 20 jours je veux qu’il s’affiche « Relance 1 ». Si c’est inférieur ou égale à 22 jours je veux qu’il s’affiche « Relance 2 ». Et si c’est supérieur à 25 jours je veux « Relance 3 ».  J’ai figé ma formule car j’ai sélectionné dans le petit tableau directement le nombre de jour.

• Pour le moyen de relance j’ai mis une formule Si. Cela donne si dans la case relance il y a écrit « Relance 1 » alors je veux qu’il apparaisse « Mail ». Si c’est une relance 2 ce sera par courrier. Et enfin, si c’est une relance 3 ce sera par téléphone. Pour mieux distinguer les mails, des courriers et du téléphone, j’ai mis une mise en forme conditionnelle.
• J’ai mis une formule NB.SI, afin de savoir combien de fois j’ai le mot « Mail » ou « Courrier » ou encore « Téléphone » qui apparait.

• Afin d’établir un échéancier j’ai mis les mois de janvier à août. Dans ces colonnes-là je veux qu’il apparaisse automatiquement les montants des factures de chaque client. Pour cela j’ai utilité une formule Si. Si la date de la facture correspond au mois alors je veux qu’il apparaisse le montant de la facture du client. Sinon je ne veux rien.

• Ensuite j’ai établi un total mensuel pour chaque mois. J’ai juste utilisé une formule somme.

• J’ai calculé tous les montants de chaque facture. Ce qui donne un montant de 10 994,78€.

• Enfin pour terminer, j’ai calculé la répartition en pourcentage pour chaque mois. C’est-à-dire je prends le total mensuel que je divise avec le total de chaque facture. Par exemple pour le mois de janvier cela donne : 2894.56/$10994,78$, le résultat est de 26%.

• Pour finir, j’ai réalisé cette répartition en le représentant graphiquement avec un camembert, afin de mieux observer la répartition du CA chaque mois.

1. Insertion de tableaux croisés dynamiques

• J’ai inséré trois tableaux croisés dynamiques. Il y en a trois car en tout il y a trois moyens de relances. Dans ce tableau j’ai mis le strict minimum. C’est-à-dire : le nom de la boucherie, le montant de la facture et j’ai trié par mail, courrier et téléphone. Il y a le total des factures clients impayées par relance.

1. Annonce de la relance 1 par mail.

• Dans ce mail j’explique au client qu’il n’a pas réglé la facture. Je lui mets toutes les informations sur la facture (numéro, date et montant). Je lui explique également qu’il a dépassé l’échéance. Et qu’il doit nous faire parvenir au plus vite le règlement.

1. Annonce de la relance 2 par courrier

• Également dans ce courrier j’explique au client qu’il n’a toujours pas payé la facture. Avant d’avoir ce courrier je lui dis qu’il a reçu avant un mail pour la première relance. Mais on est obligé de faire une seconde relance car nous n’avons pas eu de retour. Ici j’ai filtré les clients. Je n’ai gardé que les clients qui sont concernés.

1. Annonce de la relance 3 par téléphone

• Pour la relance par téléphone, j’ai utilisé la méthode CROC.

• Contact : je présente l’entreprise et je me présente.
• Raison : L’appel concerne une facture impayée. Donc j’effectue la troisième relance. En effet, la première relance était par mail et la seconde par courrier.
• Objectif : Fixer un dernier délai pour recevoir le moyen de paiement. Si ce n’est pas le cas mettre des sanctions, les prévenir.
• Conclusion : Reformuler et prendre congé.

Productions réalisées dans la PME :

Excel

• P1 : Tableau des relances clients
• P2 : Tableau des relances clients : formules
• P3 : Tableau des relances clients : pour le publipostage
• P5 : Tableau croisé dynamique : relance 1 par mail
• P6 : Tableau croisé dynamique : relance 2 par courrier
• P7 : Tableau croisé dynamique : relance 3 par téléphone

Word

• P8 : Relance par mail
• P9 : Relance par courrier
• P10 : Relance par téléphone

Problèmes rencontrés :

1. Faire des erreurs de calcul
2. Dans le publipostage bien sélectionner les clients concernés.
3. Trouver les formules.

Solutions apportées :

1 : Reprendre les exercices effectués en cours

2 : Filtrer les clients qui ont une relance par courrier

Bilan

Apport pour la PME :

• Améliore la trésorerie
• Échéance imposée donc moins de retard dans les paiements

Bilan personnel :

• Mettre en place des solutions pour l’entreprise
• Montrer mes compétences