ORGANISATION D’UNE VISIO CONFERENCE 

ORGANISATION D’UNE VISIO CONFERENCE 

Préparation en amont

Choix de l’outil : Logiciels teams, Zoom, Discord, Google duo, etc.

• Qualité du réseau (fiable et sécurisé), qualité audio et vidéo
• Compatibilité avec différents supports (Mac, PC, tablettes, smartphones…)
• Fonctionnalités du logiciel (partage d’écran…)

Fiabilité de l’installation :

• Test de la qualité de l’image et du son
• Si possible, utilisation d’écouteurs ou casque-micro

Stabilité de la connexion :

• Test de la connexion (wifi, ADSL, fibre, 5g…)
• Supprimer toute application ou activité prenant de la bande passante.

Bien définir les objectifs et l’ordre du jour :

• Fixer clairement les objectifs et les éléments à aborder (ordre du jour à suivre)
• Envoi possible aux participants (avant le jour J)
• Limiter le nombre de sujets à aborder pour éviter de perdre le fil au cours de la réunion

Planifiez et configurez la réunion :

• Date
• Horaires
• Lien à envoyer aux participants

Sélection des participants

• Choix des personnes concernées par les thèmes définis

Disponibilité des participants et invitations 

• Vérifiez la disponibilité des participants
• Assurez vous qu’ils disposent des outils adéquats (envoyez-leur un lien de téléchargement adapté à leur interface et un tutoriel si besoin)
• Envoyez une invitation (pour s’assurer de leur présence)

Le jour J/Visioconférence

L’environnement

• Lieu calme, sans bruit de fond
• Environnement lumineux
• Arrière-plan neutre

Apparence

• Tenue simple et adaptée
• Environnement lumineux
• Soyez à l’aise, confortablement installé

Comportement

• Abstenez-vous de manger ou boire
• Restez concentrés, ne vous faites pas distraire (téléphone portable, sites internet…)
• Ne vous promenez pas dans la maison
• Ne vous absentez pas (sauf cas de force majeure)
• Pas de familiarités

Accueil des participants

• Soyez ponctuels (arrivez avant le début pour accueillir les participants – ou écran d’accueil)
• Présentez-vous / L’équipe
• Rappelez les consignes et les modalités de participation (main levée, chat public…)

Identité des participants

• Veillez à ce que chacun renseigne son non d’utilisateur (son pseudo)

Discussion

• Coupez votre micro si vous ne parlez pas (bruits de fond)
• Ne parlez jamais à plusieurs en même temps
• Utilisez les outils à disposition pour prendre la parole (ex : main levée)

Nommez un animateur de la réunion

• Chargé de dirigé la réunion : faire les présentations, vérifier que tous les points soient abordés, gérer les prises et temps de parole, faire en sorte que la réunion ne s’éternise pas, s’assurer que chaque participant soit impliqué dans la réunion, etc.
• Nécessite une feuille de route très précise (déroulé, objectifs, participants…)

Enregistrement de la réunion

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