Présentation projet BTS AG

L’origine du problème, le problème et le besoin

Avant mon arrivée, l’assistante de gestion et le directeur de l’entreprise ce chargeais de la préparation des salons de l’année en cours. La gestion des plannings, la gestion des coûts.

Cependant, au fur et à mesure des documents que je réception, je trouve beaucoup de documents fait à la main sur des feuilles de blocs. Je propose de refaire les documents sous Microsoft office 2003 et de créer un dossier sur le serveur pour un accès facilités.

La délimitation et la nature du projet, les finalités

Dans le cadre de mon travail, il m’a été confié la mission d’améliorer l’organisation des tâches notamment au niveau de la présentation des documents internes. Ce projet aborde le thème de la pérennisation de la PME (A6) et plus particulièrement la participation à la démarche qualité (A6.1). Ce projet concerne aussi la participation à la gestion des connaissances (A6.3). Il s'agit d'un projet d'optimisation de l'organisation.

Les objectifs

•  Les objectifs généraux :

• Optimiser le temps de travail
• Augmenter la productivité du travail
• Augmenter le chiffre d’affaires
• Obtenir une nouvelle clientèle fidèle

• Les objectifs opérationnels :

• Etablir tous les documents types
• Améliorer la communication interne
• Développer les activités marketing et analytique

Les risques

• Risques humains : résistance aux changements
• Risques financiers : Budgétiser le projet en gardant une marge de sécurité.

Les contraintes temporelles

Avant la date du salon prévu du 04 au 09 Avril 2016.

Les contraintes financières

Les autres contraintes

Maîtriser l’organisation d’un salon

Les moyens humains prévus

• Apprentie : analyser la situation et identifier les actions adaptés à l’amélioration de l’organisation du salon
• L’assistante de gestion
• Le gérant
• Les autres collègues

Les moyens matériels/logistiques prévus

• Ordinateur, logiciel SAGE module de gestion commerciale, logiciel Microsoft office 2003

Les moyens financiers prévus

• Budget non communiqué

N°

Tâches prévues

Date(s) prévue(s) de réalisation

Outils et documents prévus

1

Mise en route du Projet « Salon Industrie »

Entre le 01/04/2015 et le 29/06/2015

Copie du livret d’inscription

2

Stand

Entre le 30/06/2015 et le 28/09/2015

Suivi Préparatifs Salon

3

Participation au salon

Entre le 29/09/2015 et le 01/01/2016

Confirmation des participants (en cours)

4

Communication

Entre le 04/01/2016 et le 26/02/2016

Tableau des clients sélectionnés

5

Préparation du salon

Entre le 29/02/2016 et le 30/03/2016

Entre le 31/03/2016 et le 01/04/2016

Formulaires d’inscriptions

6

SALON « Industrie »

Entre le 04/04/2016 et le 08/04/2016

--

H.T. €

T.T.C. €

Inscription

Location du stand

10 943,00 €

13 131,60 €

Frais technique ( Branchement électriques, accès Internet, téléphone,…)

1 577,00 €

1 892,40 €

Mobilier et aménagement

16 038,00 €

19 245,60 €

Lecteur de badges

2 258,00 €

2 709,60 €

Conception du stand

0

0,00 €

Actions de promotion

0,00 €

Conception de documents

0,00 €

Impression de documents

0,00 €

Routage des invitations

30,00 €

36,00 €

Cadeaux ou objets publicitaires

0,00 €

Actions de communication

0,00 €

Encart publicitaires

0,00 €

0,00 €

Conception du dossier de presse

0,00 €

0,00 €

Relations Presse

0,00 €

0,00 €

Logistique

0,00 €

Transport du stand et autres

143,50 €

172,20 €

Ressources humaines

?

0,00 €

Frais général

500 €

600 €

D'hébergement

0,00 €

0,00 €

Restauration

0,00 €

0,00 €

Transport

0,00 €

0,00 €

Total du budget pour ce salon

30 989,50 €

37 787.40 €