Fiche descriptive de situation de cmmunication

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2017

EPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ETRANGERE

Fiche de situation n°:3

Nom et prénom du candidat : EUSTACHE Morgiane

N° d’inscription :

Langue vivante choisie lors de l’inscription : Anglais

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

X

Observée

Intitulé de la situation : Mise à jour des dossiers de stage

Type de situation (cf. liste des 9 situations définie par le référentiel page 108) :negocier

L’ORGANISATION CONCERNEE

Nom : Lycée Professionnelle Chaptal

Adresse : Rue du Clos des Gardes

Activité : Education

Département ou service : Chef de travaux

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

Le lycée Chaptal est un établissement d’enseignement professionnel situé dans l’Indre et Loire.

Cet établissement offre un large éventail de formation.

Je fais partie du personnel d’éducation et j’assiste la chef de travaux dont la mission est de conseiller le chef d’établissement, organiser l’enseignement technologique et pro, coordonner et animer l’équipe enseignante et assurer les relations avec les partenaires extérieures.

Je m’occupe des conventions de stages, je m’assure de la bonne circulation de ceux-ci et des signatures et de la logistiques des élèves jusqu’à pour se rendre sur leurs lieu de stage  jusqu’à leurs entrée en entreprise.

La consigne donnée à mon arrivée est de faire une mise au point des dossiers des stagiaires une semaine avant le dit stage et de relancer les entreprises en cas de conventions ou de signatures manquantes.

Contexte organisationnel :

Les élèves de Bac ASSP débutent leurs stages dans moins d’une semaine or il me manque la convention signé de deux élèves prise dans le même lieu de stage. Malgré une relance de l’élève auprès de l’entreprise, le document ne m’a toujours pas été retourné.

Je dois impérativement récupérer celui-ci avant le début du stage.

Je récupère les coordonnées de l’entreprises dans ma base de donnée via le logiciel Pronote et contact la responsable des ressources humaines.

Contexte relationnel

• Composantes de la communication

Acteurs :

• Mme BESNARD.C : Standardiste
• Mme DEBARS.B : Responsable RH
• EUSTACHE Morgiane : Apprenti

Canal :

Oral, par téléphone

Relations entre les acteurs :

Asymétrique complémentaire

• Enjeux :

• Opératoire
• Organisationnel
• Relationnel
• Identitaire

• Forme de la communication

• Interpersonnelle
• Informelle

• Techniques et outils de communication utilisés :

• Argumentation
• Courtoisie
• Argument de cadrage
• Prise de note
• Coopération
• Bienveillance

LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE *

Relation des faits mettant en évidence la (les) stratégie(s) développée(s).

J’ai récupéré les coordonnées de l’entreprise dans la base de données du logiciel Pronote enregistré sous l’indicatif ressources humaines.

Il s’avère que le numéro était celui du standard, je me suis donc présenté et est demandé à  avoir Mme DEBARS.

La standardiste c’est montré bienveillante et m’a mise en attente afin de contacter la responsable RH.

Au bout de quelques minutes elle m’informe que le poste de celle-ci est occupé que je peux rappeler ou lui laisser message.

En lui laissant le message en lui signalant l’urgence de ma demande, il s’avère quelle à réceptionner le document afin de le transmettre au service courrier.

Elle se montre coopérative et compréhensive et me propose d’envoyer le courrier de façon Prioritaire en me donnant une estimation de la date d’arriver du courrier.

Je prends note de la date et la remercie de sa compréhension et de sa coopération.

Plus tard, la standardiste du lycée me transmet un appel, c’est la responsable RH de l’entreprise contacté plus tôt.

Elle m’informe que le courrier est bien parti à ce jour et s’excuse du retard et en profite pour me donner des informations à transmettre aux futures élèves en stage.

L’EVALUATION DE LA RELATION

Évaluation de la communication, de son efficacité professionnelle

Lors de mes communications téléphoniques, j’ai essayée d’être concise car je suis consciente qu’il y a un flux important dans cette entreprise.

La communication a été positive car j’ai pu régler mon problème et récupérer la convention dans les temps avant que les élèves partent en stage et soit en règle de façon administrative.