Assurer la formation du personnel de l’unité de bureau

Introduction        1

Évaluation des besoins        2

Analyse appropriée des outils        3

Détermination juste des priorités        4

Détermination réaliste des compétences à acquérir        4

Organisation de la formation        5

Les OBJECTIFS        5

La LOGISTIQUE.        5

Établissement juste d’un calendrier        6

Préparation appropriée d’un document d’information et des fiches d’inscription        7

Donner la formation        7

Préparations appropriées du matériel.        8

Langage clair et adapté        8

Respect du contenu        8

Assurer le suivi de la formation        8

Établissement d’indicatifs judicieux pour l’évaluation        9

Évaluation appropriée du degré de satisfaction        9

Rédaction appropriée du bilan des activités        9

Conclusion        10

Annexes        11

Formulaire d’autoévaluation        12

Grille d’analyse        13

Liste des choses à faire        14

Plan de formation        15

Invitation à une session de formation        16

Formulaire d’inscription        17

Feuille de présence        18

Exercices 1        19

Exercices 2        20

Questionnaire d’évaluation        21

Formulaire d’analyse du degré de satisfaction        23

Rapport d’activité        24

Introduction        25

Objectifs et résultats attendus        25

Participants        25

Déroulement de la formation        26

Évaluation de l’activité        26

Conclusion        28

Médiagraphie        29

introduction

La formation du personnel est l’un des meilleurs moyens d’investissement dont dispose une entreprise qui veut grandir, s’épanouir de façon continue tout en augmentant la qualité de ses services et produits s’il y a lieu. Elle permet également aux sociétés de faire face aux défis dans ce monde en perpétuel changement et développement.

Plusieurs formations peuvent être offertes dans le milieu du travail, mais toutes ne répondent pas forcément au besoin du personnel. Chaque organisation doit mettre en place les moyens appropriés pour dispenser la formation qu’il faut à ses employés et au bon moment.

Pour mieux cibler les sujets de formation, l’entreprise doit évaluer comme il faut les besoins en apprentissage de son personnel, organiser celle-ci, donner la formation et assurer les suivis nécessaires auprès de ses employés.

ÉVALUATION DES BESOINS

La première étape pour assurer la formation du personnel de bureau est d’évaluer les besoins et c’est ce que nous avons fait au CAL.

Une formation doit être ciblée pour être efficace et avoir les résultats voulus. Cette évaluation peut se faire en :

• Organisant des entrevues individuelles ;
• Créant de groupe de discussion ;
• Faisant remplir des formulaires d’autoévaluation ;  
• Observant et en écoutant.

Nous avons utilisé la dernière approche, celle-ci nous a permis de recueillir les informations nécessaires pour justifier le but de la formation.

En effet, il y a eu plusieurs départs à la retraite au CAL et les personnes qui arrivaient nouvellement sur un poste étaient formées deux semaines par celles qui partaient. Et ce temps n’était pas suffisant pour transmettre les connaissances acquises pendant plusieurs années surtout sans aucune procédure écrite des tâches.

Il faut ajouter à cette situation les différents départs du personnel en arrêt maladie. Les tâches sont restées en suspens ou elles n’étaient pas bien faites et personne ne pouvait savoir où trouver l’information pour les accomplir.

Comme le dit cet adage : « Les paroles s’envolent, les écrits restent », nous sommes arrivés à la conclusion de former les employés sur « l’élaboration des procédures de bureau » ; afin de pallier la perte d’expérience et d’expertise. Il existe un écart entre la situation avant la formation et celle qu’on veut voir après celle-ci.

Le sujet de formation doit être approuvé par la hiérarchie et nous avons également sollicité l’aide des directeurs de chaque département.

Nous avons combiné cette méthode avec la distribution d’une grille d’autoévaluation pour mieux préparer le contenu de la formation. Annexe 1 

En effet, la rétroaction des autres employés dans le processus d’évaluation de besoin est un point très important, car ils seront les premiers bénéficiaires et l’entreprise également. Ils pourront ainsi donner leur point de vue.

Cette analyse des besoins peut se faire sur le plan individuel et peut s’étendre à toute l’entreprise.

Analyse appropriée des outils

Une fois que nous avons récupéré les formulaires d’autoévaluation, il faut les analyser afin de confirmer si une formation s’impose ou s’il s’agit d’un besoin en perfectionnement. Nous nous sommes servis d’une grille d’évaluation. Annexe 2

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