Organiser une réunion

DM : Organiser une réunion

Application 1 :

1) Les contraintes de temps sont multiples. Tout d’abord, on sait qu’un créneau de 2 heures par mois est nécessaire pour le déroulement de la réunion. De plus, on ne peut pas la faire avant 10 heures du matin, le temps avant 10 heures est consacré à de multiples tâches indispensables, telles que l’ouverture du coffre ou encore la distribution du courrier. Ensuite, on sait que le directeur n’est pas disponible ce lundi. Le mardi est une journée consacré aux déplacements, le mercredi de nombreux collaborateurs sont indisponibles, le jeudi après-midi est consacré à l’étude de demande de crédits et le vendredi est une journée ou le travail est trop intense pour l’organisation de la réunion.

Une fois toutes ces contraintes temporelles prisent en compte, la plage idéale qui apparait pour l’organisation de cette réunion est le jeudi matin, de 10 heures à 12 heures.

2) Il y a deux agences qui sont concernés par la réunion. Le problème est que l’une est située à Saint-Rambert d’Albon, et l’autre à Saint-vallier. Une contrainte de lieux va donc apparaitre. Pour surmonter cette contrainte, nous pouvons tout d’abord essayer de trouver un créneau ou une des deux agences peut fermer, afin de se rendre dans l’autre agence pour assister à la réunion. Une autre solution serait de faire une visioconférence, puisque les deux agences sont équipées du matériel nécessaire à ce type de réunion.

3)

Déplacer les collaborateurs d’une agence vers l’autre agence pour assister à la réunion. Organiser une visioconférence entre les deux agences.

Aspects positifs Aspects négatifs Aspects positifs Aspects négatifs

- Tous les collaborateurs seront en face à face (réunion en présentielle)

- Plus facile s’il y a des documents à distribuer ou à faire passer

- Fermeture d’une des deux agences en pleine journée

- Déplacement des collaborateurs de leur lieux de travail à l’autre agence = un certain coût

- Perte de temps et d’argent - Pas de déplacements entre les collaborateurs, ils n’ont pas à quitter leur lieu de travail

- Agences équipées d’une salle exprès pour ce type de réunion donc pas de matériel à prévoir

- Gain de temps -éventuels problèmes d’ordre technique (panne de matériel, connexion faible ETC)

4) La contrainte de coût est le budget de ces réunions fixé à 50€ par mois pour les deux agences.

5) La solution qui paraît la plus adaptée aux besoins de M. Zedermann est la visioconférence. Tout d’abord, d’un point de vue de lieu, c’est la solution qui est la plus pratique ; pas besoin de faire déplacer des collaborateurs d’une agence à une autre, donc une économie de temps. De plus, d’un point de vue de coût, les deux agences sont équipées d’une salle avec une connexion internet, un vidéo projecteur et un écran. On devrait donc ne pas dépasser le budget initialement prévu à 50€ par mois.

Le seul bémol que l’on peut adjoindre à la visioconférence est le problème d’ordre technique, c’est-à-dire qu’au dernier moment on peut avoir une panne de

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