Les réunions

Tout d’abord il faut se demander pour QUELLE BUT se réunir ?

I) Choisir la forme de la réunion :

Directe ou Indirecte : le choix se fait selon si les participants peuvent ou non se réunir.

- Directe : lorsqu’une réunion se passe dans une salle, avec tout le monde autour d’une table. (90%)

- Indirecte : L’orque les participants ne se trouve pas dans le même bureau, la même ville, ou le même pays... (ex : vidéoconférences = Skype.., audio conférences = téléphone...)

II) 3 types de réunion :

- Information / formation

- Consultation / échange

- Travail / résolution de problèmes

- Information / formation :

Le chef de réunion parle TOUT SEUL.

- Consultation / échange :

Il n’y a pas réellement de chef de réunion.

Les participants s’ »adresse à leur tour a l’ensemble des autres participants.

- Travail / résolution de problèmes :

Le chef de réunion est « semi-directif ».

Il dirige la réunion, tout en provoquant des échanges entre les participants.

Différents objectifs :

- Informer

- Décider

- Produire des idées

- Programmer des actions

III) la méthode « TOP »

L’utilisation de la méthode « TOP » permet de préparer méthodiquement la réunion en définissant les principaux objectifs de la réunion :

Méthode « TOP »

- T : définir clairement le Thème de la réunion, c’est-à-dire : De quoi allons-nous parler ?

- O : définir l’Objectif à atteindre à l’issue de la réunion, c’est-à-dire : Devons-nous trouver des solutions, présenter uniquement les problématiques, présenter des résultats ?

- P : définir avec précision le Plan, l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif.

Toutes ces informations doivent ensuite être retranscrites dans un ordre du jour présentant :

• le TOP ;

• la liste de participants (il est possible, et même recommandé, d’y faire figurer le rôle de chacun, la raison de sa présence, qui ne tient pas forcément compte que de sa fonction mais aussi de la valeur ajoutée qu’il pourra apporter dans la réunion)

• les aspects matériels tels que le lieu, l’heure de la réunion, la durée, etc.

IV) a) Le choix des participants

Le choix des participants doit se faire en tenant compte de plusieurs critères : la compétence, l’autorité et l’intérêt vis-à-vis du ou des sujets abordés. Dans tous les cas, hormis pour les réunions d’information, il est important de limiter le nombre de participants à dix. Au-delà, l’animation devient plus difficile.

b) La préparation des participants

Des éléments de préparation peuvent aussi

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