Stage dans la société XXP

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ÉTRANGÈRE

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Recueillir des informations

Type de situation :

Collaborer avec le manager

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

La société XXP est une entreprise spécialisée dans la vente et dans l’installation de climatiseurs dans différents secteurs.

J’effectue mon BTS en alternance dans cette entreprise en tant qu’assistante manager, bien que le directeur technique dans le service installation, ait déjà une assistante.

Je m’occupe de tout ce qui est en rapport avec le secrétariat classique : accueil téléphonique, prise de courrier, accueil des clients, prise en charge de l’agenda du directeur technique et aide à l’élaboration du planning des techniciens.

Je suis amenée à collaborer avec le directeur technique et son assistante tout au long de la journée pour l’élaboration de documents, l’envoi de mails et de courriers et l’exécution de plusieurs tâches administratives.

Contexte organisationnel :

Je dois établir plusieurs documents tout au long de ma formation, comme un PPSPS. Pour se faire, je dois récolter les informations nécessaires que le directeur technique m’envoie au préalable via Outlook. Je dois ensuite établir le PPSPS via Word, grâce aux informations nécessaires présentes dans le PGC.

De plus, je dois contacter le directeur par téléphone (s’il n’est pas dans le bureau) afin de lui demander les informations manquantes.

Lorsque mon PPSPS est complet et signé par le directeur technique, je l’envoi par mail et/ou par courrier aux différentes personnes concernées (au coordonateur, à l’architecte, au maître d’ouvrage). Je n’oublis pas de laisser un exemplaire au sein de l’entreprise.

La collaboration avec le manager et ma tutrice sont facilitées grâce à l’utilisation d’outils tels que l’ordinateur, le téléphone, le fax et des logiciels informatiques (comme Word, Exel, Outlook) qui nous assurent une bonne communication au sein de l’entreprise.

Néanmoins, il est plus difficile de garder contact avec mon manager lorsqu’il est en réunion hors de l’entreprise. Par conséquent, il est injoignable et je dois patienter pour avoir les informations nécessaires à l’élaboration du PPSPS. Je prends donc du retard.

Contexte relationnel

• Composantes de la communication

Le directeur technique, son assistante et moi-même gardons des relations très professionnelles. Nous restons aimables au sein de la société, mes supérieurs sont indulgents mais me réprimandent lorsqu’il le faut.

• Enjeux

L’enjeu de cet échange est relationnel : il me fallait satisfaire les demandes du manager, donc faire un bon travail et par

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