Plein Ciel

Chapitre 9 : Organiser un événement

Planifier l’opération dans le temps

Outil de gestion de projet

Lancer les invitations

Liste des élus locaux

Carton d’invitation

Tableau pour assurer le suivi des relances

Choix d’un traiteur de la région

Tableau comparatif des propositions

le programme de l’inauguration

Le diaporama de présentation de plein ciel

Animation de la soirée : Magicien close-up à Lyon

1) Planifier l’opération dans le temps

Outil de gestion de projet pour planifiez un événement.

N° Tâches Document à transmettre Dates Observation 

Prévues Réelles

1 Mettre à jour les BDD notamment la BDD élus locaux J – 6 semaines

2 Préparer le carton d’invitation J – 6 semaines

3 Réaliser le programme de la manifestation Programme à transmettre pour validation J – 6 semaines

4 Envoyer les invitations externe et interne Cartons d’invitation + coupon réponse J – 5 semaines

5 Prévenir les journalistes Mel/fax/tel J – 5 semaines

6 Rechercher des traiteurs Envoyer une demande de devis

par Internet (imprimé), fax J – 5 semaines

7 Réceptionner les devis date butoir J – 5 semaines + 4 jours

8 Sélectionner un traiteur Etablir un comparateur de prix J – 5 semaines + 4 jours

10 Réceptionner les courriers (date butoir de réception) Date butoir invités

11 Confirmer le nombre de personnes au traiteur Fax Date butoir invités

12 Créer le diaporama J – 7

13 Fiche de route de l’équipe J – 2

14 Inauguration

Contrôle Jour J

2) Lancer les invitations

Voici une liste des élus locaux à convier lors de la soirée d’inauguration.

Un exemple du carton d’invitation qui sera envoyé aux élus locaux.

Tableau pour assurer le suivi des relances

Noms Fonction Présents Relance 1

Oui  Non  Date Moyen*

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