Dématérialisation

PLAN

INTRODUCTION

I-Définition

II- Dématérialisation des documents et numérisation, quelle différence ?

III- Processus global d’informatisation

IV- Aspects environnementaux

V- Domaines

VI- Mise en œuvre

VII- Avantages et inconvénients

CONCLUSION

INTRODUCTION

Aujourd’hui, 80% des entreprises considèrent la conservation et l’archivage des documents sous format électronique comme un enjeu majeur. Pourtant, 64% des entreprises ne sont pas encore équipées d’un système de gestion électronique de document (GED).La dématérialisation consiste à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents (courriers, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs...) qui transitent au sein d’une organisation, notamment dans le cadre d’échanges avec ses clients, fournisseurs et partenaires. Les logiciels de gestion électronique de documents vous accompagnent tout au long du cycle de vie du document numérisé, que ce soit au niveau des flux entrants, flux interne (ou workflow) et flux sortants.

I-Définition

La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs. On parle aussi d'informatisation ou de numérisation car la substitution du papier par l'électronique n'est jamais complète, la création d'un « bureau sans papier » ou « zéro papier » étant encore une utopie. Elle vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou  des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.) en format numérique ou numérisés à leur entrée. En dehors du cas d'une structure nouvelle et exploitant méthodiquement l'outil informatique, une démarche de dématérialisation comporte une dimension de numérisation, c'est-à-dire de transfert méthodique sur un support numérique quelconque des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm).

II-Processus global d’informatisation

La dématérialisation a commencé par des initiatives individuelles et localisées visant à réduire les contraintes matérielles des traitements traditionnels de l'information, notamment en matière de délais de communication ou disponibilité de l'information. Dès 1967, l'envoi d'une disquette de surcroît infiniment duplicable  pouvait être plus rapide et moins coûteux que celui des cent pages d'équivalent papier. Le bénéfice obtenu a ensuite été recherché par un plus grand nombre, toujours mieux pourvu en matériel requis, puis de manière de plus en plus systématique et professionnelle, au point d'en faire une caractéristique de l'informatisation des structures ou des cultures.

Condition d'une automatisation maximale du traitement des données, la dématérialisation bien conçue et bien gérée permet des gains de productivité même difficilement chiffrables et à moyen terme de dynamiser les activités d'une région, en facilitant par exemple le partage d'informations.

Entraînant un changement profond des pratiques, progressivement à tous les échelons de l'entreprise ou collectif, il est intéressant à plusieurs titres que la dématérialisation soit un projet partagé plus ou moins formellement par des ensembles de partenaires : chacun bénéficie ainsi des ressources numériques, de la facilité d'échange de données, puis de traitement, tout en évitant la coûteuse numérisation des documents restant chez certains dans leur forme traditionnelle. Pour ces raisons, le gain de productivité apporté à un secteur par une dématérialisation de ses agents économiques peut faire l'objet d'une reconnaissance et d'un soutien de la part de l'autorité publique. Dans l'état actuel des législations nationales, des difficultés juridiques subsistent pour une complète exploitation des possibilités : (authentification des partenaires, de leur signature, etc.). Les avantages de la dématérialisation en termes de disponibilité de la version électronique, de préservation des œuvres et de manutention, ont progressivement été exploités par des institutions de plus en plus importantes en matière de gestion de documents imprimés, même au prix d'une réorganisation. Ces institutions, essentiellement des bibliothèques, sont de ce point de vue devenues créatrices ou fournisseurs de biens immatériels toujours disponibles et préservés d'une disparition accidentelle.

III-Aspects environnementaux

D'un point de vue plus large, le terme dématérialisation est insatisfaisant en ce que les supports d'information électroniques et leur exploitation imposent la consommation de ressources matérielles, soit, en termes économiques, de matières premières comme les métaux des équipements électroniques. De même, la dématérialisation a des conséquences sur le plan de l’énergie consommée pour leur élaboration et utilisation, ainsi que du point de vue de la gestion des déchets électroniques.

La dématérialisation est ainsi à l'origine d'une affirmation selon laquelle le passage à une économie de l'immatériel permettrait d'économiser les ressources naturelles et de satisfaire des objectifs de développement durable. Selon l'ingénieur français Jean-Marc Jancovici, la dématérialisation de l'économie ne réduirait pas la consommation de ressources, considérant qu'on ne supprime pas la matière support de l'information, mais qu'on la change seulement. De plus, même si la part des services augmente, cela ne signifie pas que la consommation d'énergie y soit inférieure à ce qu'elle est dans l'industrie.

Selon l'étude sur la raréfaction des métaux faite par Philippe Bihouix, Benoît de Guillebon, et l'Association des centraliens, « La prétendue dématérialisation de l'économie ne réduit pas la consommation de matières premières ou d'énergie ». Le développement des technologies de l'information et de la communication depuis les années 1970 a conduit à une augmentation importante de la consommation de petits métaux et d'électricité : alors que l'on utilisait moins de vingt métaux dans les années 1970, on utilise depuis le xxie siècle environ 60 métaux. Philippe Bihouix, ingénieur spécialiste de la finitude des ressources et de son interaction avec la question énergétique, rappelle que le secteur de l'informatique et des télécommunications n'a rien de virtuel, comme le réseau Internet : les serveurs, les antennes-relais, les terminaux, les accessoires, les câbles transocéaniques de faisceaux de fibres optiques consomment de l'énergie et des matières premières. L'impact environnemental dans l'économie numérique n'est pas meilleur que celui de l'économie papier. Les études du PNUE (2013) et de l'Öko Institut (2012) sur la composition des ordinateurs personnels respectivement fixes et portables confirment ce constat. La demande de l'industrie des Technologies de l'Information et de la Communication en métaux a triplé entre les années 1980 et les années 2010.

IV-Domaines

Le développement d'Internet participe au processus de dématérialisation dans tous les domaines et jusqu'aux consommateurs individuels, comme le téléchargement qui remplace dans le secteur du jeu vidéo les cartouches de jeu ou les CD.

Exemples de dématérialisation:

-Dématérialisation de courriers entrants ;

-Dématérialisation de documents des ressources humaines ;

-Numérisation des livres ;

-Dématérialisation des examens ;

-Dématérialisation de factures ;

-Dématérialisation des jeux vidéo ;

-Dématérialisation de la monnaie (exemple pour les chèques dont la formule papier ne circule plus entre les banques mais seulement l'« image chèque », image numérique. La dématérialisation est intervenue en 2002 avec la mise en place de l'échange d'image chèque) ;

-Dématérialisation du conseil d'administration.

V-Mise en œuvre

Le changement de support implique l'utilisation d'un :

• Certificat d'identité numérique qui permet d'identifier les intervenants au cours du processus ;
• Horodatage, timestamp, qui garantit l'heure et la date de chaque étape du traitement ;
• Espace de confiance distant : les documents et les étapes de leur traitement sont centralisés sur un serveur tiers ;
• D'une enveloppe numérique : l'utilisateur conserve ses documents au sein d'une enveloppe numérique qui intègre une fiche de suivi dont chaque étape est certifiée par un tiers.

Deux formes de dématérialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus fréquemment au sein des organisations interrogées par Markess International :

• D'une part, la dématérialisation dite « native » qui consiste pour une entreprise à recevoir directement des documents entrants sous forme de données ou informations numériques ;
• D'autre part, la dématérialisation dite « duplicative » de documents et courriers reçus au format papier puis dématérialisés grâce à des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l'information et son traitement. En 2008, 51 % des organisations interrogées par Markess International indiquent traiter automatiquement au moins une opération associée à la dématérialisation de ces documents reçus initialement au format papier.

VI-Avantages et conséquences

La dématérialisation comme conséquence et expansion de l'informatisation en a la plupart de ses avantages et inconvénients.

En entreprise, la dématérialisation consiste en un basculement des documents papiers vers un format numérique modifiable directement, et peut aller jusqu’à une politique de « Zéro papier » lorsque la substitution est totale. Il est nécessaire, une fois les documents numérisés, de mettre un place une solution de Gestion Electronique des Documents (aussi appelée GED) afin de pouvoir les stocker et les modifier si besoin. Son but est une efficacité accrue grâce à une gestion électronique des documents, et donc plus légère. Si cette solution présente de nombreux avantages, il existe encore quelques freins à son application massive. Tour d’horizon des avantages et inconvénients de cette démarche.

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