Dématérialisation

I. Définitions.

Dématérialisation :

« Dématérialiser » un document consiste à transférer, souvent grâce à la numérisation, un document d'un support papier à un support informatique. La numérisation peut être suivie de reconnaissance de documents et de caractères. »

Il existe deux types de dématérialisation :

Dématérialisation native Dématérialisation a posteriori

C’est lorsque les documents (par exemple les factures) arrivent ou sont créés sous forme électronique dans l'organisation. L'étape de numérisation n'est pas nécessaire. Il faut cependant mener toutes les étapes ultérieures. Elle permet de traiter un document entrant sous forme papier dans l'entreprise. L'étape de numérisation est nécessaire.

GED :

La GED (Gestion électronique de documents ou, en anglais, Electronic Content Management, noté ECM ou Electronic Document Management, noté EDM) représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio etc.).

L'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de l'entreprise, qu'ils soient structurés (bases de données, XML, etc.) ou non (HTML, etc.) afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction.

Veille organisationnelle :

La veille organisationnelle est un projet structuré pour rendre accessible les informations pertinentes. Dans un contexte de profondes mutations, l'anticipation, l'expérimentation et l'apprentissage organisationnel sont devenus une nécessité pour l'entreprise. La veille, dispositif organisé et intégré de collecte, de traitement, de diffusion et d’exploitation de l'information a pour but de procurer à l'organisation des informations pertinentes et utiles sur les évolutions de l’environnement.

La veille est donc un processus ouvert orienté vers l’écoute de l’organisation et de son environnement pour capter des signaux, forts ou faibles. Elle permet de réagir aux évènements et d’anticiper les tendances de demain. Elle permet d’améliorer le processus de décision interne en réduisant l’incertitude et d’obtenir des informations facilitant la prise de décision. Ces informations subissent une transformation au cours du processus de veille et permettent au(x) décideur(s) de faire le meilleur choix en réduisant les risques liés à l’incertitude.

II. Intérêts et Contraintes de la GED.

Intérêts de la GED Contraintes de la GED

La GED apporte des avantages en termes de :

• qualité,

• de productivité,

• de délais Demande des moyens à déployer que les dirigeants d'une entreprise ne doivent pas sous-estimer car la GED nécessite la mise en place d'une véritable stratégie avec la mobilisation de toutes les ressources internes.

Les documents sont :

• disponibles facilement,

• immédiatement,

• à la version souhaitée,

• auprès de la personne autorisée à obtenir ce document, au bon moment et en tout lieu. Vulnérabilité des périphériques de stockage : même si les données sont centralisées, elles sont quand même sur un support physique (disque dur, CD-ROM, disque optique, etc.) qui requiert souvent un environnement propre avec un climat plus ou moins stable. Le rythme frénétique de l'évolution technologique conduit aussi à une obsolescence rapide des supports de stockage, ce qui impose alors un système assez sophistiqué pour d'éventuelles migrations.

Les processus et le travail collaboratif sont optimisés. La dépendance à Internet est un élément clé des contraintes.

Les utilisateurs ne perdent plus de temps à retrouver :

• les documents,

• à

...