Présentation Access

PRÉSENTATION ACCESS

SGBDR signifie Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles (logiciel spécialisé dans la gestion des bases de données).

Le logiciel ACCESS est une interface graphique (plutôt) conviviale permettant de stocker des données, de réaliser des interrogations et des éditions d’une base de données et de réaliser des traitements plus complexes grâce au recours à des macros ou au langage VBA (Visual Basic for Applications).

I) Concepts de base d’ACCESS

• Le champ (plus petit élément d’une base de données)

Un champ est décrit par :

1. son nom (un nom de champ ne peut être utilisé qu’une seule fois dans une table)

2. sa description (élément non obligatoire qui fournit des informations et donne des précisions sur le rôle du champ)

3. son type de données :

- Numérique (donnée quantitative sur laquelle des calculs pourront être réalisés)

- Texte (donnée non quantitative ou quantitative sur laquelle aucun calcul ne sera réalisé)

- Mémo (champ de type alphabétique ou alphanumérique d’une longueur maximale de 65 535 caractères)

- Date/Heure (champ permettant de gérer le temps)

- Monétaire (champ contenant des valeurs monétaires)

- NuméroAuto (champ numérique automatiquement incrémenté lorsqu’un nouvel enregistrement est ajouté à la table)

- Oui/Non (champ logique ou booléen qui contient une seule valeur parmi deux valeurs possibles)

- Objet OLE (champ contenant des objets liés ou incorporés à une table : images, dessins, sons, graphiques...)

- Lien hypertexte (champ utilisé pou un lien hypertexte)

- Assistant liste de choix (spécifie que les valeurs du champ sont obtenues à partir d’une autre table, d’une requête ou d’une liste de valeurs)

4. ses propriétés dont les plus importantes sont les suivantes :

- Taille du champ (spécifie la taille maximale d’un champ de type Texte ou Numérique)

- Format (met en forme le champ)

- Décimales (pour déterminer le nombre de décimales d’un champ de type Numérique ou Monétaire)

- Valeur par défaut (spécifie une valeur automatique dans le champ lors de la création d’un nouvel enregistrement)

- Valide si (définit un intervalle ou une liste de valeurs possibles)

- Null interdit (dans ce cas, le champ doit obligatoirement comporter une valeur)

• La table

Une table permet de stocker les données et est représentée par un tableau, ses lignes correspondent à des enregistrements et ses colonnes correspondent aux champs. À l’intersection d’une ligne et d’une colonne, figure une valeur.

Une table peut comporter des propriétés qui peuvent s’ajouter aux propriétés de ses champs.

• La clé (élément qui joue un rôle particulier et qui est obligatoirement indexée)

- clé primaire simple : champ indexé sans doublons et représentée visuellement par le dessin d’une clé à gauche de son nom.

- clé primaire composée : plusieurs champs, chacun étant indexé avec doublons.

- clé étrangère (ou clé externe) : champ indexé avec doublons mettant en évidence les liens (ou jointures) entre les différentes tables. NB : La clé étrangère d’une table correspond à la clé primaire d’une autre table.

II) Contraintes d’intégrité d’ACCESS

• Contrainte d’intégrité de domaine (non respectée si la valeur saisie est incompatible avec le type de données du champ)

• Contrainte d’intégrité de table (non respectée si la valeur d’une clé primaire n’est pas saisie ou n’est pas unique)

• Contrainte d’intégrité référentielle (non respectée si la valeur saisie pour la clé étrangère d’une table n’est pas compatible avec l’une des valeurs de la clé primaire d’une autre table)

• Contrainte d’intégrité entre champs (non respectée si la saisie d’une valeur est incompatible avec la propriété <Valide si> du champ)

III) Objet formulaire

Le formulaire est l’interface privilégiée de communication entre le SGBDR ACCESS et son utilisateur. C’est un outil de dialogue permettant de saisir, de modifier, de sélectionner et de visualiser les enregistrements d’une ou de plusieurs tables, voire de valider des options ou de lancer différentes actions.

• Principaux modes de représentation d’un formulaire :

1. Mode Création (utilisé pour réaliser la maquette du formulaire et permet de visualiser la structure générale du formulaire)

2. Mode Formulaire (correspond à la représentation utilisable pour dialoguer avec la base de données)

3. Mode Feuille de données (permet une représentation tabulaire des données).

• Structure d’un formulaire (Mode création d’un formulaire) :

Un formulaire est structuré en cinq parties, appelées également sections :

1. En-tête de formulaire (pour afficher un titre, des instructions d’utilisation du formulaire ou des

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