Etude Et Mise En Place D'une Plateforme Collaborative Via Microsoft SharePoint

Introduction

« Il y a trop de silos de connaissances : personne ne partage ses informations et on ne sait jamais qui a déjà travaillé sur quoi. C’est pour cela qu’il nous faudrait un système où l’on puisse retrouver toutes les informations dont on a besoin, quand on en a besoin et qui nous permette d’échanger…par contre il faut être sûr que l’information qui s’y trouve est bien la plus récente…et que tout le monde joue le jeu. Un système simple, efficace et qu’on n’a pas besoin d’ouvrir tous les jours : qui nous alerte quand des informations nous concernent directement.

Il faudrait aussi que cette plateforme nous permette de partager…un site sympa où on pourrait travailler à plusieurs simultanément, se concerter, s’interroger… : un endroit où tout est bien rangé, qui soit sécurisé, qui soit facile d’accès, sans procédures lourdes et dans lequel on puisse avoir la garantie de la fiabilité des informations qui s’y trouvent… »

Tout est dit… ou presque ! Aborder un projet de mise en place de plateforme collaborative de partage de l’information, c’est commencer par faire un tri parmi les projections, visions et idées qu’une organisation et ses membres s’en font, parfois au détour de morceau de conversation tel que celui que nous rapportons ici, échangé dans le cadre d’un projet de ce type.

Cet extrait peut prêter au sourire, à la confusion voire à l’exaspération des professionnels du management de l’information que nous sommes, mais permet néanmoins de soulever un certain nombre de questions : Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative de partage d’information ? En quoi les outils collaboratifs peuvent-ils intéresser les organisations ? A quoi pourrait ressembler un cadre d’utilisation concret ? Comment aborde-t-on un projet de mise en place de plateforme collaborative ? Quels sont les éléments dont doit tenir compte le chef de projet pour améliorer ses chances de succès ? Quelle stratégie adoptée ? Nous allons parcourir les notions de travail et d’outils collaboratifs, d’organisation de l’information, de son partage et de ses circuits, pour comprendre comment ce type de projet nait-il dans une organisation. Nous verrons ensuite qu’il existe plusieurs visions qui coexistent autour d’un projet de mise en place d’outils collaboratifs et comment le professionnel du management de l’information doit tenir compte de l’ensemble des indicateurs et paramètres qu’elles produisent pour aboutir à une stratégie. Nous suivrons enfin les étapes du projet de mise en place d’une plateforme collaborative de partage de l’information entre deux sites ou plus ou bien donner l’accès de la maison. Le récit de ces étapes permettra dans un premier temps d’exposer le contexte de conception et de réalisation du projet, puis de suivre chaque phase de la stratégie mise en place. Ce retour d’expérience de conduite de projet collaboratif se terminera par un bilan des actions menées et l’évocation de pistes de déploiements possibles.

I. En quoi les outils collaboratifs peuvent-ils intéresser les organisations ?

1 Le travail collaboratif

C’est un travail réalisé en commun par plusieurs personnes aboutissant à une œuvre Commune (travail en groupe ou en équipe). Il suppose que les personnes interagissent pour Accomplir l’objectif fixé, chacune selon ses compétences et le rôle qu’elle joue dans la Dynamique de groupe.

L’objectif peut être l’acquisition de connaissances, de compétences ou l’amélioration d’une Productivité (workflow), parfois même les trois à la fois. Il est basé sur la notion d’un groupe d’apprenant ou encore d’organisation apprenante dont l’activité est organisée de façon à ce que l’apprentissage soit dépendant de l’échange d’informations socialement structuré qui s’effectue entre les apprenants du groupe. C’est également une activité dans laquelle l’apprenant est responsable de son propre apprentissage et motivé pour participer à l’apprentissage des autres.

2 Outils collaboratifs

Selon ce qui précède, les outils de travail collaboratif sont des outils qui doivent permettre le fonctionnement d’un groupe de travail. Ils supposent des éléments techniques (matériels, réseaux et logiciels de gestions de ces réseaux), des éléments d’organisation (services de communication et d’information) et des compétences de la part des acteurs humains.

Souvent présentés comme des plateformes [3], ils offrent ce qu’on appelle des services qui peuvent comprendre :

 un calendrier

 un carnet d’adresse

 des documents (ressources organisées)

 une messagerie

 un forum

 un gestionnaire de tâches

 un bloc note

 un gestionnaire de favoris

 un gestionnaire de SMS

 un système de publication (wiki,blog etc.)

Ces outils peuvent se classer en quatre types :

 les outils de communication (mail, chat, tableau blanc, visio),

 les outils de travail (partage d’application, de documents),

 les outils d’accès au savoir (bibliothèques, portails, annuaires, wiki, moteurs de

 recherche),

 les outils de suivi (workflow) (synchronisation, gestions des tâches, agendas

 partagés)

Certaines plateformes spécialisées comportent des outils spécifiques (répertoires de projets, visionneuse de documents (plan), applications de conception, outils de recherche, etc.)

La pertinence de ces plateformes sera plus ou moins grande selon les groupes d’utilisateurs, les types et situations de travail (travail en projets, bureaux virtuels, communautés).

3 Les orientations des outils de travail collaboratif

Outre les spécificités propres, les usages de ces outils sont tributaires des orientations définies par des situations de travail dans l’organisation. Ces situations ou projets peuvent être, de manière non exclusive :

 des

...