Radiation Cherinkove

A. Actividades de Recepción:

I. Control de Puertas y Cámaras.

II. Control del conmutador.

III. Control de Llaves.

IV. Recepción y Envíos de mensajería; archivo de las mismas.

V. Registro de Mensajería Enviada y Recibida.

VI. Elaboración de guías para envió de mensajería.

VII. Identificación de facturación de DHL.

VIII. Apoyo en Reservaciones.

IX. Archivar cotizaciones, contratos, órdenes de compra, facturación, etc. de los clientes y proveedores.

X. Compra de Boletos.

XI. Control de Suvenirs.

XII. Control de papelería.

XIII. Apoyo a diferentes áreas cómo: dirección, ventas, administración, servicio, soporte técnico.

XIV. Envió de Reportes Mensuales: Dosimetría de Aduanas, Dosimetría de Empresas, Maletín con Monitor, Maletín Vacío, etc.; Reporte de Consumo e Inventario de Papelería.

XV. Programación de Break para cursos que imparte la empresa.

XVI. Elaboración de requisiciones: Papelería en general, Consumibles para las impresoras, Agua para consumo del personal de la empresa, Cafetería para cursos y personal de la empresa; compra para mantenimiento de edificio. Cabe mencionar llevar el control de dichas compras a excepción de los insumos para mantenimiento de edificio.

XVII. Recepción es responsables de las siguientes llaves: del departamento de ventas, la puerta que da al estacionamiento, del refrigerador y frigo bar para cursos, cojonera de recepción y los tres muebles de papelería.

B. Documentos Recepción:

I. Paquetería Enviada y Recibida

II. Inventario de Papelería

III. Compra de Boletos

IV. Control de Suvenirs

V. Reportes al Sat

VI. Directorio General

VII. Registro de Clientes Nuevos

C. Carpetas Recepción:

I. Guías Enviadas

II. Guías Recibidas

III. Guías enviada a las Aduanas

IV. Guías recibidas de las Aduanas

V. Facturación DHL

VI. Compra de Boletos

VII. Requisiciones de Compra

D. Folders de Recepción:

I. Proveedores de papelería: Papelera Goba y Papelera Aram

II. Proveedores de cartuchos y tóner: Consumibles para Negocio

III. En electrónico: proveedores de E-Pura, Café punta del Cielo y Mantenimiento a Impresora Servicio.

E. Ubicación de los Archivos:

Ruta: Escritorio / Server-ventas / Documentos Recepción / Carpeta: Mensajería, Compra de Boletos, Control de Papelería y Clientes Nuevos.

Ruta: Escritorio / Server-ventas / My Documents: Directorio General.

Ruta: Escritorio / Server-ventas / Reportes del Sat.

1. Control de conmutador:

• Conmutador (recepción)

• Al sonar el teléfono, contestamos: Buenos días / Buenas tardes, SI-RADIACION en que le puedo ayudar.

• Se anota en la libreta; nombre de la empresa, fecha, hora y con quien requiere hablar.

• Cuando es cliente nuevo se le pregunta; nombre de la empresa, teléfono, contacto, asunto y porque medio nos contacto, una vez que se tiene los datos se canaliza la llamada al área de ventas y con la persona encargada. La información adquirida del cliente nuevo se descarga en el Archivo de Clientes Nuevos Actualizados.

• Cuando es una llamada de un cliente frecuente, se le pide el nombre de la empresa, nombre de contacto, con quien desea hablar y de manera inmediata se transfiere la llamada, sin olvidarle decir al destinatario los datos de dicha llamada.

• En caso de necesitar moverse de lugar de recepción se transfieren las llamadas entrantes a la diadema.

• Como utilizar el conmutador:

• Transferir llamadas del conmutador a una extensión: Transfer + Extensión.

• Desviar llamada a la diadema ò a cualquier extensión: FWD + 1 + Extensión.

• Quitar desviación de la diadema al conmutador: FWD + 0 + Extensión.

• Dejar una llamada en retención: Hold.

• Llamada en conferencia: Tomar la primera

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