Production de documents

La production en masse de documents nécessite la création de sources tertiaires pour faciliter leur localisation et leur consultation. Les professionnels de la documentation, et en particulier les bibliothécaires et les archivistes, ont peu à peu normalisé la rédaction des notices bibliographiques, afin de représenter le document d'une manière univoque et synthétique, dans leur dimension formelle et thématique7. Créés par l'IFLA, l'ISBD et l'UNIMARC constituent par exemple des efforts de normalisation internationale pour unifier le travail des bibliothécaires8. La description comporte également des points d'accès aidant au repérage du document, généralement par auteur, titre et sujet. Une notice bibliographique ne traite pas l'exemplaire d'un document, contrairement à une notice catalographique, précisant sa localisation.

Par la compilation de notices, normalisées ou non, sont réalisées plusieurs types de produits documentaires. Le catalogue recense un fonds documentaire et dépend donc d'une collection. La normalisation et l'informatisation permettent notamment un catalogage partagé comme le pratique le réseau universitaire du Sudoc en France. La complexité et la lourdeur du catalogage provoquent un débat récurrent quant à leur utilité9. La bibliographie liste différentes références indépendamment d'une collection, selon une logique de recherche ou systématique dans le cas des bibliographies nationales. L'index analytique se compose de notices résumant brièvement un document, relatives à un domaine de connaissances ou un sujet traité. Les centres d'archives produisent également des instruments de recherches (guide, inventaire) visant à donner une vision globale d'un fonds ou détaillant les caractéristiques d'une série de documents.

Classification et indexation

Regrouper des documents par catégories améliore la cohérence et la lisibilité d'une collection. La classification par sujet organise des entités d'un point de vue conceptuel, par différence avec le classement qui range des éléments dans l'espace. Plusieurs critères, seuls ou combinés, servent à cette catégorisation : la forme, l'auditoire potentiel, le contenu, la valeur accordée au document. Une classification thématique, plus courante que les autres, situe un document dans une structuration du savoir et de la culture, parfois encyclopédique, comme dans le cas de la Classification Décimale Universelle de Paul Otlet ou la celle de Melvil Dewey. Une classification n'est jamais entièrement neutre et traduit des préférences dans le découpage des connaissances, y compris pour le modèle encyclopédique10.

L'indexation indique aussi le contenu d'un document, non à partir d'indices, par différence avec la classification, mais avec un vocabulaire en langage naturel ou contrôlés par une liste de descripteurs prédéfinis, relative à un langage documentaire (thésaurus, classification à facettes, assemblage de vedettes-matières comme Rameau 11). Cette opération joue un rôle essentiel dans la recherche d'information car elle facilite grandement les recherches par sujet. Les langages documentaires possèdent l'avantage sur les mots ordinaires de tenir compte des ambiguïtés et de la polysémie du langage ordinaire.

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