La veille informationnelle se définit comme étant un processus continu de recherche

la veille informationnelle se définit comme étant un processus continu de recherche, de collecte, d’analyse et de stockage d’informations concernant toute une organisation et son environnement.

Cette technique, en plus d’être un véritable outil d’aide à la décision, permet également le maintien en alerte de l’organisation face aux évolutions de son environnement. Ainsi, elle permet de se tenir informé en permanence car il s’agit d’une procédure de collecte continue, et d’avoir à disposition une base de donnée mise à jour régulièrement, et ce tout en conservant une trace du passé.

La veille informationnelle vous permettra également de comprendre l’évolution de l’environnement de votre organisation, comme les lois sociales qui évoluent régulièrement, ou bien les conséquences sociales de ces lois par exemple.

Pour gérer ces informations alors collectées, la gestion informatique de données, qui consiste en l’informatisation des informations, présente de nombreux avantages et s’avère très efficace.

Tout d’abord, la gestion informatique des données est mise en place par le biais d’un logiciel. Celui-ci permet alors de créer une base de données ordonnée et facile d’utilisation.

La gestion informatique des données permettant de créer, modifier, stocker et diffuser les informations, il est cependant possible de contrôler l’accès de chaque utilisateur à ces fonctions et ce pour chaque document constituant la base de donnée.

Elle présente également l’avantage d’être plus sécurisée que le stockage papier. Les documents ainsi informatisés ne sont pas soumis aux risques encourus par les documents papiers, comme les inondations, ou le feu qui pourraient détruire des documents papiers. Grâce au système permettant de limiter l’accès à certaines fonctions comme la suppression, vous pourrez éviter de perdre certains documents ce qui ne serait pas le cas avec le mode de stockage papier : vous ne pourrez pas savoir si le document que vous recherchez n’a pas déjà été jeté. Le stockage informatique représente enfin un véritable gain de place en comparaison avec le stockage papier qui peut s’avérer très encombrant.

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