Coordonner le partage des informations

Chapitre 10 : Coordonner le partage des informations

 L’organisation des informations à partager

I. L’indexation

L'indexation consiste à donner accès aux documents à partir d'une indication concernant leur contenu et/ou leur nature (forme, type).

On peut aussi considérer que l'indexation a d'abord pour but de signaler les documents et d'orienter le public vers les documents pertinents : dans cette perspective, il ne s'agit pas seulement de traduire le contenu des documents, il faut aussi donner aux lecteurs les pistes qui le conduiront vers le document. On peut parler ici d'approche sémiologique : indexer, c'est pourvoir le document d'un signe, d'une étiquette qui le signale.

II. La cotation

Sert à identifier le document et à accéder au support. Il s’agit d’un document électronique, d’un fichier, le nom du fichier doit être libellé avec soin. S’il s’agit d’un document matérialisé (lettres, factures, chemises, dossier).

III. Le classement

a. Le classement numérique : Elle présente de nombreux avantages. C’est celle des professionnels du classement : archivistes ainsi que tous ceux qui classent de gros volumes. Son principe est simple : on range les dossiers les uns à la suite des autres au fur et à mesure de leur création et on affecte à chaque dossier un numéro d’ordre.

Elle est utilisable pour tous types de dossiers.

b. Le classement thématique : Le plus court chemin est la ligne droite. Si le classement alphabétique ne vous permet pas de retrouver un document dans la minute, un classement thématique (utilisation de couleurs) pourra peut-être mieux vous convenir ? Ce classement nécessite l’absence de toute ambiguïté sur l’intitulé des rubriques. Il peut à tout moment être modulable à vos besoins. Il peut être intéressant de numéroter les rubriques.

c. Le classement alphabétique : est une combinaison entre le classement alphabétique et numérique : il consiste d’abord à répartir les documents dans des classes alphabétiques préétablies, puis, à l’intérieur de celles-ci, de leurs attribuer, selon leurs ordre d’arrivée, un numéro.

Les dossiers sont d’abord classés dans l’ordre alphabétique, formant ainsi un groupe ou une classe, on attribue un numéro à chaque document à son arrivée. Dans chaque classe de classement alphabétique, un répertoire alphabétique concis est donc nécessaire, il figure en général sur un guide.

IV. La création d’une arborescence

En informatique, cette notion désigne souvent celle d'arbre de la théorie des graphes1. Une arborescence désigne alors généralement une organisation des données en mémoire, de manière logique et hiérarchisée utilisant une structure algorithmique d'arbre. Cette organisation rend plus efficace la consultation et la manipulation des données stockées. Les usages les plus courants en sont :

• l'arborescence de fichiers, qui est l'organisation hiérarchique des fichiers sur une partition, et dans certains cas de partitions entre elles, par exemple: partitions virtuelles (« lecteurs logiques ») dans des partitions réelles.

• le tri arborescent en mémoire

• les fichiers en mode séquentiel indexé

V. La création de notice sous Word

Le logiciel Word permet

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