Charte sur la rédaction du courriel

Charte sur la rédaction du courriel

Introduction :

La présente charte a pour but, de définir les règles de fonctionnement d’un courriel. Celui-ci doit être utilisé avec précaution et modération.

I) La rédaction d’un e-mail

1) Les commandements de l’e-mail

La rédaction d’un e-mail est un moyen rapide :

• Rédiger des phrases simples et courtes, il faut aller à l’essentiel.

Le courriel se doit d’être identifiable pour faciliter les échanges avec les destinataires. Il faut de ce fait paramétrer le logiciel de messagerie.

• Indiquer le Prénom et le Nom dans le champ Expéditeur.

La signature du courriel doit aussi afficher les critères mais aussi les coordonnées en supplément.

• Ajouter le Destinataire en C.C ou C.I

Les priorités pour les messages sont importantes, les personnes concernées par les mails y portent une plus nette considération.

Le mail est certainement moins formel qu’une lettre écrite mais cela ne doit pas engendrer un irrespect des règles d’orthographe et de grammaire.

• Des outils de corrections sont à disposition

La politesse reste de mise dans les courriels sans déviez dans des formules alambiquées.

• Il est important d’utilisé des formules comme « Veuillez agréer », « Madame », « Monsieur »

Les majuscules dans un courrier équivaut à « CRIER » il est préférable de les éviter et donc d’écrire des mots complets en majuscule ainsi privilégier les minuscules.

Il est important de ne jamais adresser un mail avec des informations confidentielles

• Exemple : N° de Carte Bleue, vos codes secrets, mot de passe sauf s’il s’agit d’un courrier sécurisé.

L’envoi de Forwader par e-mail comporte des risques !!! Si on a l’intention de faire suivre un courriel. Il faut ce renseigné si l’auteur le permet, car il y a une divulgation à un tiers.

• Comme avec le contenu d’une conversation privée, conséquence il y a un dommage

2) Bien formuler le sujet d’un e-mail

Soigner le champ sujet. Il y a plusieurs règles à respecter

• Ne pas laisser le champ sujet vide, Le sujet doit être court, on considère que 30 caractère est à peu près le maximum pour la longueur d’un sujet cela est largement suffisant.

Lors de la réponse à un e-mail, le sujet du message doit être précéder de « Re » [Réponse].

Généralement, cela se fait automatiquement en utilisant la fonction « Reply ».

Si le courrier n’est pas urgent et n’exige pas de réponse, faites précéder le sujet de « FYI » (For Your Information)

3) Les formules de politesse

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