Utiliser des outils de planification

Le ……….. est une ressource rare dont chacun dispose pour accomplir des tâches. En effet, La gestion du facteur temps est un élément déterminant dans la réussite de l’ ……………..qui doit s’adapter en permanence à son environnement en améliorant sa productivité et en réduisant au maximum ses coûts.

… ………… …………… consiste à mettre en en place un certain nombre de méthodes et outils permettant à l’entreprise de maîtriser l’ensemble de ses activités. Pour gérer le temps, il faut :

Prévoir le temps

Planifier

Utiliser les outils d’ordonnancement

1) La prévision du temps

………………. du temps consiste à évaluer et à anticiper la durée nécessaire à l’accomplissement d’une tâche. Pour prévoir on tient compte les moyens mis à la disposition de l’exécutant (l’entreprise). On distingue :

Les moyens …………… Les moyens ………….. Les moyens …………….

C’est l’ensemble des outils permettant d’exécuter les tâches. (Machines ; matériel de production…)

Ils sont constitués par l’ensemble des personnes intervenant dans l’exécution des activités. Par exemple le nombre des employés ; niveau de formation ; les compétences et les expériences des exécutants… Ils représentent les ressources financières à la disposition de l’entreprise.

Exemple

Les prévisions du temps sont influencées par différentes …………….. :

Contraintes ………………. Contraintes …………….. Contraintes ……………..

Elles concernent aussi bien l’entreprise que ses partenaires. Exemples : les délais imposés par les fournisseurs, aménagement des horaires des salariés Elles sont imposées par le droit du travail, conventions et autres accords. Exemples : la durée légale du temps de travail, la durée maximale des heures supplémentaires. Elles sont imposées par le budget de l’entreprise. Exemples : Coût des heures supplémentaires, coût des contrats pour un travail temporaire…

2) La planification

a. Définition

La planification consiste à fixer des …………… et à déterminer les ……….. permettant de les réaliser dans le ………… en tenant compte des ressources disponibles.

Planifier consiste donc à découper le temps selon les tâches à réaliser

b. Méthode

On peut se servir de la méthode NERAC pour planifier :

 N………… les tâches à accomplir

 E ………….la durée nécessaire pour chacune

 R …………..une marge du temps de sécurité

 A…………... les priorités

 C …………. la réalisation des tâches

3) Les outils d’ordonnancement

L’ordonnancement consiste à décider dans quel …………. exécuter les …………., c'est-à-dire quelle tâche se fera avant une autre

a- Les agendas et les semainiers

Ils sont utilisés pour noter les activités courantes. Ils servent d’aide mémoire et de base pour l’organisation du travail.

Ephéméride

 Il faut Noter les informations dès qu’on a connaissance.

 Consulter l’éphéméride chaque matin.

 Rayer les travaux exécutés et reporter les travaux NON effectués.

 Chaque assistant(e) dispose d’une éphéméride.

Semainier

 Comporte un feuillet hebdomadaire

 Comporte une zone par jour avec un découpage horaire et un emplacement pour la dominante du jour ;

 Comporte une zone semaine avec la dominante- semaine et les actions essentielles.

 L’agenda du responsable est en général un semainier mais il doit être régulièrement coordonné avec l’agenda de l’assistant(e).

b- Les plannings

Exemple

b- Les Plannings

i. Définition

Le planning est un ………… qui permet de visualiser le déroulement d’une ………….. , de suivre l’exécution des différentes phases et réaliser le contrôle de l’avancement des travaux dans le temps.

ii. Conception

iii. Les types de plannings

Il existe plusieurs types de plannings : Le planning à fiches en T, le Planning à gouttières et le planning magnétique

Le planning à fiches en T

Exemple 1: La salle des fêtes de Casablanca est un lieu de rassemblement, siège des manifestations culturelles et festives communales. la salle des fêtes est un équipement public phare. Voici les réservations de cette salle durant le premier trimestre de l’année 2015:

Date de réservation Détails réservations

Le 02/01/2015 Mariage du Mr Ahmed ALAMI et Mlle Lamia BENANI

Cordonnées: (GSM , Email,….)

...