Les etats de rapprochement

LES ETATS DE RAPPROCHEMENT :

I PRINCIPE

A une date donnée (exemple : fin mars) le solde du compte “Banque” dans notre comptabilité est généralement différent du solde de notre compte dans la comptabilité du banquier (solde qui apparaît sur l’extrait bancaire qu’il nous a envoyé).

En effet, par exemple, les chèques que nous comptabilisons à leur date d’émission d’après le talon du chéquier ne seront comptabilisés par le banquier que lorsqu’ils seront encaissés par nos fournisseurs (avec compensation à la Banque de France, ...) D’autres écarts peuvent être dus à des “oublis” de l’une ou l’autre des parties, des différences de dates de comptabilisation, ou des erreurs...

L’ETAT DE RAPPROCHEMENT est le document qui justifie l’écart entre ces deux soldes : l’écart total est expliqué par le détail des opérations qui n’ont pas été enregistrées (ou pas “de la même façon”) par chacune des parties

II BUT

En faisant apparaître les différences d’enregistrement entre notre comptabilité et les comptes du banquier ,

l’état de rapprochement permet de visualiser :

- les erreurs de comptabilisation (ex : inversions de chiffres, écritures “oubliées”, opérations comptabilisées deux fois, écritures enregistrées dans un “mauvais” compte bancaire, ...)

- les anomalies dues au banquier (lui aussi peut “parfois” faire des erreurs d’enregistrement, ...)

L’état de rapprochement est donc l’un des outils de vérification de notre comptabilité (que les erreurs soient dues à une mauvaise précomptabilisation ou à une erreur de saisie)

La réalisation régulière et “rapide” de l’état de rapprochement rend l’ensemble de notre comptabilité plus fiable et “à jour”

(il vaut mieux s’apercevoir rapidement qu’on amis un zéro de trop sur le chèque d’un salarié...)

L’état de rapprochement permet donc aussi de justifier la “réalité” des enregistrements comptables passés car toute différence avec le compte du banquier y est expliqué...

III METHODE

Il s’agit de dresser un tableau ou sera mentionnée chaque opération expliquant une partie de l’écart entre les deux soldes, à une date donnée.

A. Documents à utiliser :

1. Le relevé de compte du banquier (les extraits ou relevés bancaires) pour la période, ex : du 1er au 31/3.

2. Le compte banque (512...) dans notre comptabilité (grand livre) pour la même période, du 1er au 31/3

3. L’état de rapprochement bancaire de la période précédente, ex. au 28/02 (document conservé dans le classeur de banque, avec les extraits bancaires, par exemple) car il permet d’expliquer l’écart qu’il y avait déjà au 1er mars.

B. Organisation du travail :

1°/ Vérifier d’abord que le solde du compte 512... en début de mois correspond bien au solde qui figurait sur l’état de rapprochement précédent (il faut s’assurer qu’une écriture n’a pas été enregistrée par mégarde en date du mois de février...

ou que les opérations manquantes n’ont pas fait l’objet de corrections sur février...)

2°/ En utilisant l’état de rapprochement de la période précédente, on regarde si les sommes qui n’avaient pas encore été comptabilisées (à fin février) par une partie ont maintenant été comptabilisées (en mars) par cette même partie.

3°/ Ensuite, on compare notre comptabilité de mars (compte 512...) avec celle du banquier (extrait de mars) et on pointe les opérations identiques, comptabilisées pour le même montant, au centime près.

ATTENTION : Pour le banquier, les écritures sont enregistrées dans le sens opposé au notre (notre extrait représente son compte “client” dans sa comptabilité)

Pour pointer un chèque émis, il faudra donc pointer une somme identique, au crédit dans notre compte 512..., et au débit sur l’extrait de notre banquier)

 S’il y a un écart (même d’1 centime) : ne pas pointer

 Si le montant est identique, mais dans la colonne débit chez nous et dans la compta du banquier : l’opération a été passée comme une recette par l’un et comme une sortie d’argent par l’autre (inversion) : ne pas pointer !

 Si la somme est identique, mais ne correspond pas à la même opération : ne pas pointer

 Une somme chez l’un peut correspondre à plusieurs lignes chez l’autre (nominal moins frais, ou détail d’une remise de plusieurs chèques, etc...) : pointer !

NB : Dans l’exemple, on a pointé en utilisant des lettres pour faciliter la compréhension...

Pour des rapprochements relativement simples, il suffit de cocher les sommes, le “lettrage” des sommes ne devenant nécessaire que pour des dossiers compliqués avec des regroupements de sommes ...

4°/ Mettre en évidence les sommes non pointées, en les entourant ou en les surlignant

(on peut utiliser du crayon, ou une photocopie de l’extrait bancaire, si le pointage risque d’être laborieux et qu’on risque de devoir recommencer cette opération ! ...)

5°/ après le pointage, on crée le tableau d’ETAT DE RAPPROCHEMENT

qu’on peut présenter sur le modèle suivant,

 avec 1 partie “CHEZ NOUS” qui représente notre solde actuel , plus les écritures “qui nous manquent”

 et 1 partie “CHEZ LE BANQUIER” avec le solde de son extrait, plus les écritures qu’il a “oubliées” (ou

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