Les Outils D'audit De Performance

es outils d’audit de performance – Partie 7 :

Les questionnaires d’appréciation du pilotage des programmes

Afin d’effectuer les questionnaires du pilotage des programmes, il est nécessaire de procéder aux analyses du :

 Management des coûts du programme

 Management du contrôle interne, des risques et de l’assurance qualité du programme

 Management du contrôle de gestion

1. Vérifier l’exactitude de la méthode prévue pour l’imputation des dépenses sur le programme.

Il est question d’analyser les méthodes conçues pour l’imputation des dépenses sur le programme et leur répartir entre les actions, afin de s’assurer de la faisabilité technique et de la crédibilité de la future constitution du budget, ainsi que son aptitude à fournir une mesure complète de la dépense par action.

Risques associés :

 Ambiguïtés sur le périmètre budgétaire du programme.

 Absence d’homogénéité dans l’application de la méthode prévue pour l’imputation des dépenses du programme.

A-t-on définit la nomenclature budgétaire et comptable relative au programme ?

- Pour les dépenses du personnel.

• Dans une perspective d’analyse des coûts totaux, le ministère peut-il associer une évaluation des dépenses de personnel, aux dépenses inscrites dans les PAP (fonctionnement et investissement) ?

• Si oui, quelle est la méthodologie ? Quel système d’information utilise-t-on ?

- Pour les autres dépenses.

• Pour chaque catégorie de dépenses, la répartition budgétaire entre les actions du programme s’appuie-t-elle sur un système d’information comportant une normalisation des dépenses permettant d’en suivre rigoureusement la destination?

• Les leviers de répartition des dépenses de fonctionnement et d’équipement des services entre les actions du programme sont-ils définis nettement et sont-ils compatibles avec la structuration des actions?

2. Vérifier le bon fonctionnement du contrôle interne, du management des risques et de l’assurance qualité des programmes.

Risques associés :

 Défaillance du contrôle interne.

 Procédures de collectes de données non précises pouvant susciter des résultats non homogènes ou des interprétations antagonistes.

 Collecte manuelle et déconnectée des grandes applications informatiques du programme.

 Implication insuffisante du personnel quant à la signification et aux enjeux des indicateurs qui ne permet pas une collecte de données de qualité.

 Effets de concurrence et d’accumulation des systèmes qui peuvent conduire à des données opposés.

A. Les formalités de recueil et de traitement des données nécessaires à la production des indicateurs de résultats du programme et des actions sont-elles déterminées ?

 Les formalités et le calendrier de collecte d'informations sont-elles déterminées ainsi que leur probable transcription informatique (de la saisie informatique aux "états de sortie" rendant compte de la performance) ?

 Les systèmes de collecte de données sont-ils soumis à des contrôles permanents et sont-ils soit normalisés, soit alimentés par d'autres applications existantes ?

 Le personnel a-t-il été formé et est-il encouragé à fournir des données ?

 Les processus de traitement des données sont-ils complétement documentés?

B. Les principaux risques de non fiabilité de certains indicateurs de résultats ont-ils été identifiés et pris en compte, compte tenu de ces procédures et de la nature des données ?

 Les modes de contrôle interne permettent-ils de rendre fiable la collecte des données (contrôle hiérarchique, tests de vraisemblance, contrôle de la saisie …) ?

 Les contrôles internes sont-ils soumit à des procédures précises et celles-ci sont-elles respectées ?

 Les systèmes de traitement informatique sont-ils soumit à des contrôles (contrôle d'accès, tests de vraisemblance, qualité des interfaces entre applications, suivi de la maintenance) ?

 Existe-t-il des processus d’audit interne mis en place ? Avec quels objectifs et quelles méthodes d’intervention ?

C. Les principaux risques de non sincérité de certains indicateurs de résultats ont-ils été identifiés et pris en compte ?

 Les résultats mesurés par les indicateurs peuvent-ils contribuer au déroulement de carrière ou la rémunération de certains agents ?

 Quelles sont les procédures envisagées pour éviter la manipulation des données ou des indicateurs ?

D. Des initiatives ont-elles été prises pour fiabiliser et sécuriser les informations ? Le responsable du programme a-t-il procédé à :

 L’établissement d’une fonction de contrôle des données collectées ?

 Une croissance des fonctions de contrôles automatisés pendant la saisie ?

 L’alimentation automatique de quelques données directement à partir des applications « métiers » ?

 La constitution d’un guide d’assurance qualité de la chaîne de traitement de l’information ?

 La capitalisation des bonnes pratiques dans la collecte ?

 Un recours à la transparence par la publication des indicateurs à l’ensemble du réseau permettant des comparaisons entre services ?

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