Le contrôle des dépenses professionnelles

a) Pour Fermosud, il s’agit d’être en mesure de suivre exactement les évolutions des frais de déplacement, de sensibiliser les personnels à ses évolutions afin de maîtriser ses coûts dont il a été observé une tendance à l’augmentation.

2. La rédaction de l’imprimé devra répondre à un souci de précision et d’exhaustivité tout en restant concis. Quel que soit son support, l’imprimé sera mis à disposition des représentants au moment opportuns c’est-à-dire en fin de mois.

3. La mise en place d’un contrôle des frais professionnel doit concilier des objectifs apparemment contradictoires : effectivité du contrôle et préservation du climat de confiance existant entre les représentants et la gérance d’autre part.

 Mise en œuvre :

1.

Question Réponse

Qui ? Qui remplit l’imprimé ?

Qui le transmet ?

Qui l’exploite ? Représentants

L’AG

Comptable et M. Saligny

Quoi ? Quel est son rôle ?

Quels renseignements veut-on obtenir ? Document de liaison interne, les justificatifs de dépense.

Où ? Où est-il transmis ?

Où est-il récupérer ?

Où est-il remplit ?

Où est-il traité ? A transmettre à l’assistant

Quand ? Quand est-il remplit ?

Quand est-il remis à l’assistant ? A chaque fin de mois

Comment ? Comment le remplir ?

Comment le transmettre ?

Comment le mettre à disposition ? Compléter l’imprimé et joindre les différents justificatifs.

L’assistant contrôlera la concordance entre les frais déclaré et les justificatifs fournis avant de soumettre les documents au gérant pour visa.

Pourquoi ? Pourquoi remplit-on ce document ? Permettre le remboursement des frais de déplacements.

Les données seront historicisées à des fins de comparaison permettant éventuellement de déceler d’éventuels écarts pour lesquels il sera possible de demander des explications aux intéressés.

2. a) Logo de l’entreprise

Mois de référence

Identification du représentant concerné

Les tournées que ce dernier a accomplies

La liste des frais engagés en précisant pour chacun : la date d’engagement, la nature de la dépense, le montant et la présence d’une pièce justificative

Total des frais engagés

La date et la signature du représentant

b) Sur feuille papier (à retaper sur Word)

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