La Dematerialisation Des Documents Comptables

Le secteur des établissements publics locaux à l'heure de

La dématérialisation des données et des moyens de paiement

La dématérialisation des données et des moyens de paiement s'est développée lorsque les différents acteurs publics ont pu mettre en oeuvre des procédures informatisées destinées à améliorer les procédures de dépenses et de recettes publiques. Elle peut concerner l'informatisation ou la magnétisation de documents et de systèmes ou de procédures.

Cet article présente les enjeux de la dématérialisation, quelques-unes de ses caractéristiques techniques, son champ d'application et les questions juridiques soulevées.

Cet article a été rédigé par François Tanguy et Jean-Georges Lefebvre, de la direction générale de la Comptabilité publique, ainsi que par Sonia Louis-Marie, de l'Agence comptable centrale du Trésor.

Il a été publié dans

le n¡ 1 de janvier 1999 de la Revue du Trésor.

La dématérialisation d'un document peut être définie comme le remplacement de ce document sous forme de papier par son équivalent (image ou seulement identité du contenu) électronique. Il peut s'agir d'un transfert sur réseau de transmission de données ou de son inscription sur un support tel que bande magnétique, disquette, etc.

La dématérialisation d'une procédure est la dématérialisation des documents papier liés à cette procédure.

L'exemple des établissements publics locaux sera développé, et, au sein de ceux-ci, les établissements publics de santé et les offices publics d'HLM.

Les enjeux de la dématérialisation

Dans le secteur public local, la dématérialisation en est à ses débuts. Elle concerne essentiellement les documents papier tels que les titres de recettes et les factures.

Elle s'est, jusqu'à présent, principalement assigné comme objectif de permettre la diminution des volumes de papier à traiter (dématérialisation des titres de recettes) et l'amélioration de certaines procédures telles que la transmission des factures (échanges de données informatisés) ou le circuit de paiement (systèmes monétiques). Le développement de la dématérialisation des données et des moyens de paiement est donc avant tout lié à la volonté de renforcer l'efficacité des procédures de mise en oeuvre de la dépense et de la recette publique. Elle concourt, à ce titre, à faciliter les conditions de gestion des établissements publics locaux, et ce tout en maintenant un haut niveau d'exigence en termes de sécurité. Ces atouts ne manquent pas de rejaillir positivement sur l'image de marque des établissements concernés.

Les enjeux de la dématérialisation des procédures administratives peuvent donc être examinés sous plusieurs angles : simplification des procédures et amélioration de leur efficacité en vue d'aboutir à une meilleure gestion des établissements, modernisation des services des établissements publics locaux, amélioration de la qualité des prestations offertes aux usagers, etc.

Une accélération des procédures

L'accélération de la transmission de l'information entre les différents acteurs de la commande publique (fournisseur, ordonnateur, comptable en particulier) est l'un des avantages majeurs de la dématérialisation des échanges.

Dans les procédures non informatisées, plusieurs phases se succèdent dans le déroulement de la commande publique : dans un premier temps, le fournisseur enregistre la commande dans sa comptabilité pour émission de la facture. Cette dernière est adressée au créancier par courrier, ce qui induit des délais postaux. À réception de la facture, le créancier (la collectivité ou l'établissement public local) transfère celle-ci au service concerné (en général, service technique puis service financier) pour traitement et intégration budgétaire puis émission du mandat.

Dans le cas d'une procédure informatisée, avec la définition d'une norme d'échange, tout ou partie de ces différentes étapes peut être dématérialisé.

C'est le cas de la procédure dite d'échange de données informatisé (EDI), par exemple. Elle autorise en effet les ordonnateurs reliés aux services informatiques des comptables (cas de la télégestion par le biais d'une interface informatique avec les applications comptables gérées au département informatique du Trésor) à transmettre informatiquement les données afférentes aux pièces justificatives. Les informations figurant à l'origine sur support papier sont encodées, les transferts de données s'effectuent de manière électronique entre le fournisseur et la collectivité (ou l'établissement) créancier et, le cas échéant, son comptable public. La définition d'une norme d'échange de données permet alors aux applications informatiques de l'ordonnateur de reconnaître les informations apparaissant sur la facture dématérialisée et de les traiter pour émettre ensuite le mandat.

Cette technique permet une accélération des procédures de paiement de la dépense publique. L'utilisation de l'EDI permet notamment de diminuer les délais de paiement aux entreprises fournisseurs de l'État ou des collectivités locales :

- les données sont saisies une seule fois, ce qui permet d'améliorer leur fiabilité et de réduire les risques de litige ;

- la suppression du double circuit papier-informatique permet d'alléger les tâches administratives et de gagner du temps ;

- de nombreux contrôles sont automatisés.

Une amélioration des conditions de gestion des établissements

La dématérialisation est souvent présentée dans une logique "gagnant-gagnant" dont chacun des partenaires doit tirer avantage, traduit en termes d'économies ou de prestations supplémentaires. Elle est source d'économies appréciables.

La dématérialisation permet de faciliter la gestion de volumes importants de titres de recettes. Les titres de recettes émis par les établissements hospitaliers font l'objet, selon l'établissement, la catégorie de produit et l'exercice, d'une numérotation principale sur six caractères, soit une possibilité d'éditer plusieurs centaines de milliers de titres pour une catégorie

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