Analyse du problème du réseau

GRILLE D’ANALYSE DES TACHES

C’est une photographie à un instant T de la répartition du travail dans une organisation. Elle relie l’organigramme fonctionnel à l’organigramme hiérarchique et justifie les analyses des postes. La grille d’analyse des tâches permet de déceler les manquements à la séparation des tâches afin d’y apporter des corrections.

Elle permet également de faire l’analyse des charges de travail des agents.

1-Structure de la grille :

On peut concevoir une grille pour chaque grande fonction ou chaque processus élémentaire. Chaque grille va comporter le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction ou au processus concerné.

Les structures en charge de l’audit (interne ou externe) dispose déjà de grille préétablie.

La colonne 1 est dédiée aux tâches. Les tâches sont mentionnées ligne à la ligne. Il y aura autant de lignes que de tâches. Les tâches doivent être libellées selon la séquence du déroulement des opérations.

La colonne 2 est dédiée à la nature de la tâche. Il s’agit tout simplement d’indiquer s’il s’agit d’une tâche d’exécution, d’autorisation, d’enregistrement comptable, financière, ou de contrôle (vérification).

Les autres colonnes de la grille sont destinées à indiquer les personnes concernées. Dans la pratique, les auditeurs associent au nom de l’individu concerné, son titre ou sa fonction.

2- Mode d’emploi :

Pour chaque tâche et en commençant par la première, l’auditeur va chercher qui l’accomplit. A chaque fois qu’il rencontre un personnage nouveau, il indique son nom en tête d’une colonne et fait une croix en face de la tâche concernée (remplir une grille correspond a identifier et mettre des croix).

Une dernière colonne est toujours prévue pour les tâches non exécutées.

Cas pratique :

On vous communique les tâches issues du processus de paiement de la facture fournisseurs de la Société Africa BTP SA.

1. réception au service courrier par le responsable courrier,

2. transcription des factures reçues

3. rapprochement factures / Bons de commande par le responsable des achats,

4. rapprochement factures / Bons de réception par le responsable des achats,

5. vérification de la facture par le responsable des achats,

6. comptabilisation par le comptable fournisseur,

7. ordonnancement par le gestionnaire B,

8. établissement du chèque par le comptable fournisseur,

9. signature du chèque par le fondé de pouvoirs C,

10. envoi du chèque par le comptable fournisseur.

TAF :

- Etablir la grille d’analyse des tâches.

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