Audit Action

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1. Sommaire

Dans ce dossier nous allons traiter et analyser les mécanismes opérationnels de l’activité de l’entreprise Action ainsi que des procédures administratives de ce cycle comptable. Nous avons rencontré une employée de l’enseigne qui nous a gentiment renseigné sur le processus de vente, ses contrôles, les mécanismes comptables et ses potentiels failles. Avec les informations récoltées auprès de cette employée nous devons être en capacité d’évaluer l’environnement de contrôle, l’infrastructure technologique, ainsi que la séparation des tâches et les contrôles spécifiques au processus que nous avons sélectionné. De plus nous allons établir un programme d’audit approprié afin d’évaluer la mise en place et l’efficacité́ des contrôles pertinents sur la période couverte par notre audit. Dans le mandat d’évaluation de la qualité́ des contrôles, nous communiquerons les déficiences importantes de contrôle que nous aurons notés, leurs impacts (s’il y en a) sur les états financiers et sur l’organisation, enfin nous formulerons des recommandations appropriées.

Pour ce qui est d'Action c’est une chaîne de magasins néerlandais qui pratique le hard-discount, elle a été créée en 1993 et est présente dans de nombreux pays d'Europe. L’entreprise est fondée essentiellement sur le non-alimentaire. L’organisation du magasin que nous avons observé se décline comme suit : les vendeurs qui sont polyvalents (autant à la caisse qu’à la mise en rayon), puis viennent les responsables (aux nombres de 3 mais jamais présents en même temps) et vient enfin le directeur du magasin.

1. Description du processus

Processus de vente en magasin :

La vente se réalise en libre-service sauf pour les articles dit sensibles tels que des clés usb, des rasoirs... Le magasin est tout de fois surveiller par des caméras. Les caméras sont dans l’ensemble du magasin ainsi que dans la remise. Ensuite le client va à la caisse pour compléter l’achat des articles. L’employé en service accède à sa caisse à l’aide d’un code de caisse à usage strictement personnel. Ce code doit être préalablement rentré par le responsable pour autoriser l’accès à la caisse. L’employé à la caisse doit ensuite passer l’ensemble des articles un à un à l’aide du code barre indiqué sur l’article.  Si le code de barre est absent, le ou la caissière doit demander dans son oreillette aux autres employés présents dans les rayons de lui dicter le code. L’employé devra alors le taper manuellement. Si le client achète plusieurs fois le même item, l’employé à la possibilité de taper directement le nombre item identique.

Une fois les articles passés, ils apparaissent sur l’écran de caisse avec le nombre précis d’article, leur prix et le prix total. Les clients doivent présenter le contenu de leur sac avant de pouvoir ranger eux même leurs articles. Un miroir d’inspection convexe est aussi utilisé pour vérifier qu’il n’y est pas de vol. La caisse est également équipée d’arceaux anti-vol dissuasif.  

Si une promotion est associée à un article, celle-ci s’affiche directement sur l’écran de caisse, l’employé n’a aucune manipulation à réaliser.

Lors du processus de paiement, la caissière doit sélectionner le mode paiement : les paiements par chèque ne sont pas acceptés, pour les paiements en espèce l’employé de caisse doit procéder au contrôle des billets, il est aussi possible de payer en carte cadeau ou en carte bleu. Lors d’un paiement en espèce, une fois que l’employé à sélectionner ce moyen de paiement, il sélectionne également manuellement la somme donnée par le client. Le tiroir de caisse s’ouvre automatiquement. Sur l’écran, s’affiche ce que le ou la caissière doit rendre. La caisse est comptée tous les jours par le responsable d’équipe une fois que le magasin ferme ses portes. Et fait le dépôt en coffre-fort. Concernant les paiements en carte cadeau, l’employé doit scanner la carte remise par le client et indiquer manuellement le montant que le client souhaite utilisé par rapport à son solde. Une fois le paiement effectué, quel que soit sa nature. Pour tous les types de paiement énoncés précédemment, l’employé de caisse doit sélectionner ou non l’impression d’un ticket de caisse.

Concernant les remboursements et les retours, ils sont fréquents et se réalisent uniquement à la caisse dite 1 (caisse ouverte en permanence). Le responsable doit venir effectuer le remboursement, ou le retour, une carte responsable est nécessaire pour débloquer cette fonction sur la caisse. Il faut indiquer le motif du retour ou de remboursement dans le logiciel de caisse.  L’état de l’article est contrôlé et mis dans un panier pour qu’il soit remis en rayon. La facture originelle est aussi vérifiée. Une nouvelle facture est ensuite imprimée.

Autres éléments importants :

Le fait que les employés soient à la fois en caisse et en rayon : qu’ils changent de poste en continu. (Ce changement est réalisé à l’aide d’oreillettes). Peu augmenter le risque d’erreur, en effet les employés peuvent être surmenés. Par exemple, dans la précipitation l’employé peut avoir tendance à oublier de fermer sa caisse : la classe est désormais accessible sans code personnel.

1. Évaluation des activités de contrôle

Comme dans la plupart des magasins du même type qu’Action dès l’entrée dans le magasin les caméras de surveillances permettent de surveiller l’activité des clients ainsi que celle des vendeurs en l’absence du dirigeant (AC2). Une fois entrée dans le magasin le client se promène dans rayons du magasin, observe et recherche les articles qui l’intéresse. Lorsqu’il a trouvé un article il le prend avec lui et peut continuer ses achats s’il a besoin d’acheter plusieurs articles, ou se dirige en direction de la caisse.

Pour ce qui est du paiement, le vendeur se rend à la caisse qui lui a été préalablement attribué par le responsable (AC3) puis il entre son code caisse (AC1). Une fois le code entré le client vide son sac (de course) sur tapis de caisse, alors le vendeur peut contrôler qu’il ne reste plus d’article dans son sac et regarde dans le miroir situé en face de lui afin de checker les parties non visibles par le vendeur (poussette, devant la caisse, …) (AC5). Le vendeur passe ensuite chaque code barre d’article au scan (AC6) et s’il est manquant alors le vendeur (en caisse) fait appel à vendeur en rayon via son oreillette, son collègue vendeur peut l’entendre mais aussi son responsable (AC8), celui-ci ira chercher directement en rayon un article similaire afin d’énumérer le code barre au vendeur en caisse (AC4). Une fois la totalité des articles scannées le vendeur fait une vérification de la totalité des articles et vérifie qu’ils soient bien tous scannés et au bon prix (mise à jour des prix en fonction des remises potentielles) (AC9). Une fois cette vérification terminé le vendeur procède au paiement, il annonce le prix au client qui choisit son mode de paiement (espèce, carte bancaire, carte cadeau), toutefois Action refuse les chèques (AC19), et procède au paiement. Si le paiement est par carte bancaire alors le vendeur n’a pas à ouvrir sa caisse (il n’a rien à faire) (AC18). S’il paye par espèces alors le client donne une somme d’argent au vendeur qui l’entre sur la caisse et contrôle les billets (AC11), celle-ci lui indique le montant à rendre (s’il n’y a pas l’appoint), alors la caisse s’ouvre et le vendeur range l’espèce dans la caisse et sort de celle-ci la monnaie à rendre au client (AC10). Dernière option de paiement, le client peut payer en carte cadeau, il la donne au vendeur et lui indique le montant qu’il souhaite dépenser, alors le vendeur entre le code de la carte sur la caisse et vérifie le solde de la carte (AC14), si le montant de la carte n’est pas suffisant alors le client complète avec de l’espèce ou par carte bancaire. Dans tous les cas de vente le vendeur donne le ticket de caisse au client pour un potentiel retour (AC20).

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