La communication en affaires

La communication en affaires

L’établissement du contact

Serrer la main, c’est la forme adéquate de saluer dans le cas des hommes, des femmes et des enfants. Les Finlandais se serrent la main à l’arrivée et au départ, aux rencontres d’affaires ou à celles sociales. On se serre rarement la main lorsque tout le monde se connaît bien et se rencontre fréquemment (par ex. entre collègues ou en famille). Les poignées de main doivent être fermes et courtes. Lorsqu’on serre la main il est vital d’avoir du contact visuel.

Les cartes de visite s’échangent sans rituels officieux. La carte doit être remise en telle sorte de pouvoir être lue par le destinataire. N’oubliez pas de traiter avec respect les cartes de visite des autres, car cela symbolisera la façon de traiter les personnes elles-mêmes.

Commencer à faire des affaires avec les Finlandais, c’est facile, car ils ont la tendance d’aller au sujet et n’ont pas besoin de relations personnelles de durée afin de conclure des affaires. Néanmoins, ils apprécient hautement les relations d’affaires à long terme, aussi faudrait-il créer des relations personnelles à l’effet de bâtir des relations qui durent. Les Finlandais apprécient la franchise dans l’expression.

Les relations se forgent souvent en dehors du bureau : dans un restaurant ou au sauna. Ne refusez jamais une invitation d’aller au sauna, parce que c’est une partie enracinée dans la culture finlandaise et un signe de confiance envers votre hôte. Soyez audacieux et essayez le sauna même si vous ne l’avez jamais fait auparavant. L’idée de base dans l’aller au sauna, c’est de s’y sentir bien et de s’y relâcher. Le sauna est très important pour les Finlandais, car c’est un endroit où l’on se relâche, où l’on oublie le travail et où l’on discute divers autres sujets.

Face à face

Lorsqu’ils saluent, les Finlandais se serrent la main de manière courte et ferme, tout en inclinant la tête. Ce n’est qu’aux occasions bien formelles que s’impose une révérence. Il n’est pas besoin de gestes auxiliaires, tels qu’un toucher sur l’épaule. Lorsqu’on se serre la main il est important d’avoir du contact visuel et de sourire. De plus, c’est une pratique courante que de dire ses nom et prénom(s). Les hommes, les femmes et les enfants sont salués de manière égale. La main, on la serre de nouveau au départ.

Les embrassements et les baisers au moment du salut sont rares, car ils sont plutôt réservés aux membres de la famille et aux amis proches. Les Finlandais apprécient leur intégrité corporelle et n’aiment pas beaucoup être touchés par les étrangers. Il y a aussi une certaine variation régionale dans les attitudes envers les gestes publics plus intimes, car la majorité des Finlandais trouvent que faire des baisers lors du salut, c’est aller déjà un peu trop loin. Les hommes ne font pas de baisers entre eux.

Les Finlandais sont réservés. En outre, entrer en conversation avec des étrangers, cela arrive rarement. Les étrangers remarquent souvent que les Finlandais sont curieusement silencieux dans le metro, le bus ou le tram. Pourtant, un visiteur la carte en main n’aura aucun problème en recevoir des conseils au coin de la rue ou dans n’importe quel autre endroit public, car l’hospitalité des Finlandais dépasse facilement leur réserve habituelle.

Bien des Finlandais sont assez modestes et réservés dans leurs gestes, ce qui pourrait être facilement interprété comme un manque d’intérêt. Les Finlandais ont la tendance d’être très modérés, ce qui peut facilement entraîner la sous-estimation du partenaire d’affaires finlandais. Afin d’imiter leur conduite, retenez-vous un petit peu, notamment si vous avez une nature plus expansive. La clef d’être accepté et respecté en Finlande, c’est de s’adapter et non pas de se mettre en évidence. Ne haussez pas la voix lorsque vous parlez aux Finlandais : parler à haute voix est jugé impoli, puisque la plupart des Finlandais sont eux-mêmes tranquilles. Pendant les conversations il est poli d’attendre que l’autre personne finisse de dire ce qu’elle a à dire avant d’exposer son point de vue à soi ; de même, cela tend à ralentir en quelque sorte le rythme de la conversation. Écouter, c’est très important pour les Finlandais.

Les Finlandais n’ont pas besoin de contacts face à face ; en fait, ils se contentent d’utiliser l’e-mail, parce que cela les aide à gagner du temps dans les transactions de tous les jours. Les Finlandais sont considérés comme d’excellents organisateurs du temps, car ils préfèrent d’organiser leurs jours de travail à cette fin de pouvoir faire le plus de choses que possible.

Ce qu’on dit est pris très au sérieux dans la culture finlandaise. Ce qu’une personne dit est accepté au pied de la lettre, car il s’agit d’une culture où “la parole caractérise l’homme” et cela sera regardé aussi sérieusement qu’un contrat écrit, en sorte que les engagements verbaux sont pris comme des accords.

Il se peut que les gens d’affaires finlandais semblent en quelque sorte officieux au début, mais peu à peu ils montrent, en général, leur côté informel. Pourtant, dès qu’on en arrive à connaître son homologue finlandais, il est possible d’obtenir un ami pour toute la vie. Aux rencontres, les Finlandais commencent, en général, à discuter affaires toute de suite, étant conservatifs et efficaces dans leurs démarches. L’invitation d’aller au sauna avec eux trahit leur souhait de passer au niveau suivant de familiarité avec vous. En Finlande, tant les hommes, que les femmes se baignent dans le sauna, mais jamais ensemble.

L’étiquette en affaires – Les rencontres d’affaires

Les attitudes envers les rencontres d’affaires

Il faut toujours établir un rendez-vous officiel si l’on veut avoir une rencontre avec son homologue finlandais, la recommandation étant de l’établir au moins deux semaines auparavant. Si l’on veut fixer une entrevue avec les directeurs d’une entreprise, la meilleure méthode serait de le faire par le biais de leurs secrétaires ou assistants.

La ponctualité et les débats concrets sont appréciés par les Finlandais. La forme et le style des entrevues varient d’une entreprise à l’autre, dépendant de la culture corporatiste de chacune. Les Finlandais sont, pour la plupart d’eux, modestes, discrets et réalistes, s’attendant à ce que les autres

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