Fiche E6 Recrutement d'un stagiaire

BTS Assistant de Manager - Session 2016

FICHE DESCRIPTIVE D’ACTION PROFESSIONNELLE

ÉPREUVE E6 : ACTION PROFESSIONNELLE

FICHE DE SITUATION N°1

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription :

L’ACTION PROFESSIONNELLE

Intitulé de l’action professionnelle : Recrutement d’un stagiaire Assistant Manager pour une période de 2 mois

Réelle (menée en milieu professionnel)

OUI

*

NON

Simulée (conduite en formation)

OUI

NON

*

Contexte international

OUI

NON

*

Relevant des activités de soutien (finalités 1 à 4)

OUI

*

NON

Relevant de la prise en charge des activités déléguées (finalité 5)

OUI

*

NON

Portant sur un dossier spécialisé

OUI

NON

*

Dates et durée de l’action : de Juillet à Août 2016  (6 semaines)

LE CONTEXTE DE L’ACTION PROFESSIONNELLE

organisation, activité, poste de travail, moment ou événement particulier, contraintes, ressources matérielles, financières, informationnelles…

La société Y, basée à Paris, conçoit, réalise et assure le suivi des actions de conceptions et organisations de soirées, campagne de presse, rédaction de journaux…). J’ai occupé le poste d’Assistante Manager stagiaire pendant 6 semaines. Mes missions principales étaient d’assurer la lecture du courrier et des e-mails du manager, prendre les appels, gérer l’agenda, organiser les déplacements du manager…

Mme X a un style de management directif et son style de management basculait vers un comportement autoritaire.

L’action s’est déroulée tout au long de mon stage, je devais trouver une stagiaire qui me succéderait.

Les principales contraintes étaient techniques : respecter des critères de recrutement bien précis ( personnalité, durée de disponibilité)

Je disposais pour cette mission d’un ordinateur portable, de consignes écrites sur la procédure de recrutement de l’entreprise.

OBJECTIFS POURSUIVIS

● Mener à bien le recrutement.

● Trouver une personne capable de me remplacer.

 MÉTHODOLOGIE

Afin d’atteindre mon objectif, j’ai suivi une procédure précise et coordonnée .

Mme X m’avait donné les consignes de travail au préalable. Dans quel dossier  trouver dans l’ordinateur la procédure de recrutement à suivre, l’annonce à mettre sur les sites en ligne. J’ai pris des notes dans mon cahier de notes.

Préparations :

● Connaître les critères de sélection et du profil recherché.

● Connaître  les questions à poser pour tester les candidats.

● M’entraîner à parler au téléphone.

Actions:

●Mise en ligne d’annonces d’offres de stages sur site (Indeed, Aidostage, l’Etudiant.fr, Bac+2, Annonce étudiant, Kapstages, Recrut.com, Keljob, Emploi.fr, Linkedin, Page talent, Emploi trovit, Emploi mitula, Yakaz)

● Réception de mails de candidatures directement surla boîte mail, transféré par les sites d’annonce sur notre boîte mail (environ 120 candidatures).

● Connexions journalières et régulières sur les sites afin de traiter les candidatures déposer sur les sites mais qui ne nous étaient pas transmises sur notre boîte mail.

● Réception de mails de candidatures spontanées

●Relance par mails en cas de pièces manquantes (CV, lettres de motivation, disponibilités..).

●Tous les postulants reçoivent une réponse par mail  personnalisé en cas de candidature non retenue.

●Création de fiches individuelles de candidatures contenant toutes les informations du candidat (nom, prénom, âge, formation,..).

●Les présélections se font sur le CV et la lettre de motivation.

●En fonction des critères de sélection établis par ma responsable, j’ai sélectionné  plusieurs CV.

● Appels téléphoniques: suite à la sélection des CV j’ai téléphoné aux candidats pour des entretiens téléphoniques d’une durée moyenne de 30 minutes .

● Questionnaire: pour tester les candidats je leur demandais de répondre à des questions selon un questionnaire établi par ma manager.

● Transmission: transmission des fiches de candidatures à Mme X pour prise de décision et entretien téléphonique avec le candidat qu’elle aura sélectionné.

● Assurer la formation de la stagiaire et la préparer à prendre à son poste.

Evaluations :

● Je respectais la procédure de recrutement avec une bonne organisation, ce qui a permis à Mme X d’avoir rapidement accès aux informations nécessaires pour prendre ses décisions.

● J’ai participé efficacement aux prises de décision, en sachant m’affirmer.

●Le jour de son arrivée, je me suis chargée d’accueillir le stagiaire de manière conviviale.  Je l’ai accompagné tout au long de la première journée, je lui ai expliqué le fonctionnement de la structure, je lui ai détaillé les missions et les activités de son poste, les consignes et les procédures à respecter, son environnement de travail (travail seul ou en équipe...). Je me suis tenue disponible pour répondre à ses questions, malgré mon travail.