Fiche de RCF

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat : ROSIER Florence

N° de matricule :

Intitulé de la situation de gestion :

A.2.3 Suivi des achats

☒ Réalisée

☐ Observée

Fiche de situation de gestion n° : 1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : SARL CLIMEO

Secteur d’activité :

Plomberie - Climatisation

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

T2.3.1 Contrôle des achats et des règlements

Dates de réalisation : 26 mai au 29 mai et 6 juin au 10 juin 2015

Durée de la réalisation : 7 h chaque jour

Contexte de réalisation :

A chaque reçu de marchandises ainsi que du bon de livraison (BL), le fournisseur nous envoie une facture par courrier. Cette facture est donc en attente de saisie. On doit la rapprocher du BL et du bon de commande (BC).

Puis il faut payer ce fournisseur à la date d’échéance.

Objectifs :

• Réception et vérification de la marchandise
• Rapprochement des documents : Facture, BL et BC et/ou devis
• Saisie et enregistrement de la facture
• Régler les fournisseurs

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

• On reçoit la marchandise et le BL,
• On reçoit par courrier la facture,
• On prend le classeur des BL et BC en attente de rapprochement,
• On recherche le(s) BL et BC associés à la facture en attente de saisie,
• On les rapproche afin de vérifier leur cohérence,
• On fait une copie de la facture pour le Service COMPTABILITE (CBA),
• On saisie la facture dans le tableau chrono fournisseur ventilé par affaire pour les achats de matières et les frais généraux par code analytique dans l’onglet frais généraux dans le tableau de saisie sous Excel,
• On range la facture, le(s) BL et BC dans le classeur « à saisir à payer » du mois correspondant.

NB : si il y a un devis on le joint avec la facture, le(s) BL et BC correspondants.

Pour régler la facture à date d’échéance :

• On remplit un bordereau récapitulatif des règlements sous Excel pour le fournisseur à payer
• On effectue un paiement regroupé par mois :

• Par chèque à échéance,
• Ou par traite à encaissement,
• Ou par traite à l’escompte,
• Ou par virement (pour les fournisseurs hors département).

Le paiement se fait selon les engagements et les délais d’échéance accordés par le fournisseur.

Problèmes rencontrés :

• Les factures ne peuvent pas être rapprochées car BL et/ou BC sont absent(s).

Solutions apportées :

• Se renseigner auprès des personnels des chantiers concernés pour rapporter le(s) BL et BC.

Productions réalisées dans la PME :

• Tableau de suivi des pointages de paiement factures sur Excel.

Productions réalisées sur PGI dans le centre de formation :

Bilan

Apport pour la PME :

• Mon travail a  permis de payer plus rapidement les fournisseurs.

Bilan personnel :

• Il faut être organisé pour ne pas se perdre au milieu des BL et des BC.
• Une mauvaise attention engendre automatiquement des pertes de BL et de BC mais aussi un mauvais rapprochement des factures.
• J’ai pu acquérir un savoir en matière de gestion du contrôle des achats.