Rapport d'activité / Démarche qualité

Démarche qualité

Contexte :

Pour développer notre démarche qualité, l’entreprise doit se mettre à jour au processus qualité Qualiopi qui devient une norme pour les organismes de formations en 2022. Cette certification montre en effet que les formations proposées sont de bonnes qualités pour les personnes qui vont les suivre et permet ainsi de se démarquer auprès de la clientèle.

Les organismes de formation bénéficient en majorité de financements publics et sont ainsi concernés par la certification Qualiopi. Elle est exigée depuis le 1er janvier 2022 pour bénéficier de financements publics. Pour qu’elle soit délivrée il faut respecter le Référentiel national Qualité qui est un référentiel unique. Elle remplace le référencement au DataDock pour les financements Opco. Elle s’imposera naturellement à tous les financeurs paritaires (Opco) qu’aux financeurs publics, ce qui n’était pas le cas du référencement DataDock.

Cette certification qualité vise à attester de la qualité des actions mises en place pour développer les compétences visées. C’est une sorte de label certificateur qui rassure les clients quant aux différentes actions menées pour leur permettre de développer leur expertise professionnelle grâce aux actions de formation mises en place.

L’objectif de cette démarche est de garantir que notre organisation fonctionne bien  pour répondre aux 7 critères du Référentiel national. Il s’agit d’une certification de processus qui repose sur l’observation du fonctionnement et de nos pratiques au jour le jour.

La première étape pour se lancer dans l’optimisation de notre organisation consiste à mettre en place un Système de management de la Qualité en dressant d’abord l’inventaire des documents existants. La Qualité ne se résume pas à une addition de documents mais c’est la première étape.

Il faudra lister tout ce qui existe, ce qui manque et ce qui est à mettre à jour.

Ça sera un vrai gain de temps en vue de l’audit initial qui repose sur un échantillonnage de dossiers.

L’audit est une « évaluation » au moment-même d’une organisation. Ce n’est pas une addition de documents à montrer.

La certification repose sur le principe de la démonstration de la réalisation de prestations de qualité, dans notre cas des formations de qualité.

Le processus d’inscription aux formations, par exemple, englobe le recueil d’informations sur le futur stagiaire, la transmission d’informations à ce dernier/à l’intervenant/à l’entreprise cliente, les modalités de facturation de la formation…

La certification Qualiopi est délivrée à des organismes de formation qui sont organisés de manière très différente. Il n’y a pas un seul et unique modèle d’organisation.

L’objectif est de garantir que notre fonctionnement (documents, pratiques, flux des données…) permet de répondre aux exigences du Référentiel. C’est pour cela que l’on parle de « Démarche » qui vise à progresser en permanence dans une logique d’amélioration continue car après l’audit initial, il y aura ceux de rappel, et il faudra sans cesse continuer notre marche en avant vers la progression.

Un système de management de la Qualité peut reposer sur une cartographie de processus type, des textes et/ou schémas explicatifs sur la manière de travailler, qui feront foi lors de l’audit.

Le document permettant de se renseigner et de comprendre ce qu’il faudra mettre en place pour obtenir la certification est le Guide de lecture du référentiel national Qualité édité par le ministère du travail. Il explique les 7 critères et les 32 indicateurs d’appréciation du Référentiel.

Les indicateurs, les attendus et les exemples d’éléments de preuve sont détaillés et listés, ainsi que les obligations spécifiques et les non-conformités. Il y a aussi une liste des obligations spécifiques et la nature des non-conformités éventuelles.

Le Référentiel n’indique pas de comment il faut répondre aux critères. En effet chaque système Qualité a son mode de fonctionnement qui lui est propre puisque le Référentiel repose sur la mise en place de processus que chaque structure aura mis en oeuvre. Ce n’est pas une liste de spécifications techniques.

Le jour de l’audit, il faudra montrer comment les différents processus sont mis en place. Par exemple : « construire le parcours pédagogique » (indicateur 6), « informer sur le déroulé de la formation » (indicateur 9), « coordonner les intervenants internes et externes » (indicateur 18), « gérer les réclamations » (indicateur 31).

À l’aide de schémas simples par exemple, nous pourrons faciliter les échanges et l’appréciation avec l’auditeur.

Ce guide reste LA référence essentielle pour pouvoir mettre en place un plan d’action. Il ne faut cependant pas l’appliquer à la lettre.

Voici certains des documents indispensables que nous devons être en mesure de fournir lors de l’audit avec l’exigence qu’ils soient

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