Lettre d'opinion

Vous proclamez le rôle essentiel de la secrétaire dans chaque organisation et la partenaire indispensable qu’elle est devenue. Effectivement, depuis les 25 dernières années, le rôle et les tâches des secrétaires a grandement évolué au Québec. Je crois fermement que chaque entreprise a besoin de secrétaires pour la bonne marche de leur entreprise et le développement de bonnes méthodes de travail.

Une secrétaire est la porte d’entrée dans une compagnie. Elle est essentielle, car elle est le lien entre les clients et l’entreprise. Sans secrétaire, qui pourrait répondre au téléphone ou au courriel? Elle est souvent le premier contact pour un client d’où son importance primordiale. Un accueil chaleureux avec un sourire que ça soit en personne ou par téléphone peut souvent faire toute la différence pour une première bonne ou mauvaise impression. Également, une prise en charge adéquate peut rendre un client satisfait qui n’hésitera pas à référer ses proches à l’entreprise. D’un autre côté, il ne faut pas oublier que 82% des clients quitteront une entreprise car ils sont insatisfaits du service ou du produit. En moyenne, un client insatisfait racontera sa mauvaise expérience à 8 à 16 personnes. Dans la même optique, 96% des clients insatisfaits ne se plaindront pas à l’entreprise ou à la personne responsable. Je considère donc que les secrétaires ont un rôle très important à jouer quant à la perception de l’entreprise pour la clientèle ainsi que dans la rétention de celle-ci.

Maintenant, au niveau du travail, la secrétaire s’occupe de tout ce qui a trait au côté bureautique et permet ainsi au directeur et aux autres employés ayant des tâches plus spécifiques de s’y concentrer. Par exemple, le directeur recevra un client important dans son bureau pour faire du développement des affaires de la plus grande importance, mais il n’aura pas perdu une minute au téléphone. La secrétaire se sera occupée de contacter le client à sa demande souvent via un système informatique, elle aura pris soin de céduler le rendez-vous dans l’agenda du conseiller et de lui préparer le dossier. S’il s’agit d’une très grande entreprise, comme une multinationale, alors le cadre dirigeant aura forcément besoin d’une assistante qualifiée pour l’aider durant l’accomplissement des projets. En plus des tâches généralement attribuées à la secrétaire, l’assistante doit prendre des initiatives, faire des recherches approfondies pour le compte du directeur, superviser la progression de l’ensemble des projets et même le représenter quand il s’absente. Il est aussi possible que dans certaines entreprises de grande renommée, lorsque les activités, les projets, les responsabilités grandissent, l’assistante elle-même exige d’avoir une secrétaire afin de la décharger des tâches administratives qui pourraient la ralentir. Il est donc évident que plus une secrétaire est efficace et organisé, plus elle fera sauver du temps aux employés qu’elle dessert. Ceci amène donc une entreprise plus productive et ainsi plus rentable.

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