Comment rater une réunion?

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CONDUITE DE REUNION

1 - INTRODUCTION : COMMENT RATER UNE REUNION

11. La peur du groupe page 3

* Gestion du temps et efficacité

* Peur du conflit :

* Peur du débat :

* Peur de se voir remis en question

12. Autres causes d’échec page 4

2 - LES DIFFERENTS TYPES DE REUNION

21Réunions d'information descendante page 5

22 Réunions d'information ascendante

23 Réunions-discussions, échanges

3 - PREPARATION D'UNE REUNION

31 Objectif et ordre du jour. page 6

32 Participants

33 Stratégie

34 Dispositions matérielles page 5

35 La convocation

4 - DEROULEMENT D'UNE REUNION

41 Accueil page 7

42 Présentation d’introduction

43 La phase d’écoute

44 Reformulation page 8

45 Phase de prise de décision

46 Conclusion

47 L’après-réunion

EN CONCLUSION DE LA TECHNIQUE « TUYERE » page 9

F.COLIN. DUT GLT. page 2

5. LES QUALITES DE L’ANIMATEUR

Ouverture page 9

Provocation page 10

Reformulation

6 LES MOMENTS DIFFICILES D’UNE REUNION

Les silences du groupe page 10

Silence prolongé d'un participant

Le ou les leaders page 11

Le déviant

Le saboteur systématique

En conclusion page 12

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CONDUITE DE REUNION

1 - INTRODUCTION : COMMENT RATER UNE REUNION

11. La peur du groupe

Nous vivons dans une société individualiste reposant sur la concurrence et la hiérarchie des rôles. On admet que le groupe est un élément essentiel à la vie de l'entreprise et on admet aussi ses corollaires : la circulation d'une information claire, la nécessité des réunions et la prise de décision en groupe. Mais cette reconnaissance reste souvent, purement intellectuelle. Il y a toujours des préjugés défavorables concernant le groupe et ils reposent, entre autres, sur une crainte de la contestation du pouvoir personnel et sur la sacralisation de l’individu.

« Nous vivons dans une société individualiste de masse » 1

La REUNION, cette étape indispensable du travail en groupe est souvent vécue comme incontournable, mais pénible. S'y cristallisent toutes les résistances à la notion de groupe :

* Gestion du temps et efficacité : Les réunions sont vécues comme une perte de temps, et c'est au nom de l'efficacité immédiate qu'on les récuse. Nous avons tous en mémoire des réunions "parlottes" interminables, ou pire, des réunions dites "de prise de décisions" où les participants jouaient un rôle de figurants dans une pièce où tout était prévu d'avance, les dites décisions ayant été prises en "off" dans les coulisses par les dirigeants avant l'entrée en scène. La réunion ne servait plus alors qu'à ménager l'apparence d'une consultation... Il est évident qu'une décision sera plus rapidement prise seul ou à deux qu'à 20 personnes. Mais que faire d'une décision prise à deux si elle concerne le travail de tous? Les en informer a posteriori? C'est évidemment une possibilité : elle entraînera l'obéissance qui n'est pas exactement la meilleure des attitudes pour accomplir une tâche qui aurait nécessité une motivation complète... Ainsi le temps gagné sur la prise décision risque d'être perdu en comportement passif vis à vis de la tâche, ou même en conflit larvé... C'est ainsi que, par mépris du potentiel humain ou par méconnaissance des processus de groupe, on arrive à vider de son sens les réunions futures. En effet comment adhérer ensuite à l'appel à participation? A quoi bon donner son avis, s'il n'est jamais suivi d'effets?

Si les réunions ne sont pas des lieux d'échanges, les oppositions et les conflits iront se loger dans le quotidien du travail...

Alors s’installe un cercle vicieux : les réunions se déroulent mal ; la tentation devient grande pour le chef, devant un problème d’appliquer les solutions qu’il a trouvées seul ! Il peut se dire : pourquoi se compliquer la vie, et passer du temps avec d’autres pour qu’au

1 D.WOLTON « Il faut sauver la communication » Champ Flammarion, 2005.

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bout du compte ils trouvent, eux aussi, la même solution ou peut-être une moins bonne ? Il oublie alors que la solution élaborée par tous recevra leur adhésion car c’est LEUR solution. Il se contentera alors de faire une réunion pour les informer. Au fur et à mesure que cette démarche se reproduira, les employés voyant que le chef prend les décisions sans eux se mettront à « sécher » les réunions…

Les réunions efficaces sont pourtant possibles. Il faut qu'elles deviennent un lieu où les liens des membres du groupe s'affirment et se restaurent, où les tâches sont critiquées, analysées, acceptées, quitte à vivre et à gérer des conflits, régler plus facilement en réunion que sur le poste de travail.

* Peur du conflit : Que risque-t-on en fuyant le conflit? Un désagrément immédiat... Mais plus tard? La gestion des conflits s'apprend. Le chef doit saisir le conflit comme un tremplin où il peut asseoir la confiance ultérieure que le groupe aura en lui. Lorsque les

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