La Communication écrite

Chapitre 4 : La communication écrite

La communication peut être orale ou écrit. C'est la combinaison entre signifiant et signifié. Dans la communication écrite, le destinataire est éloigné ou nombreux ou occupé ou est pour garder une trace.

Le message doit être complet, clair et lisible, la grammaire doit être respectée ainsi que l'orthographe et la ponctuation. Le vocabulaire doit être plus élaboré qu'à l'oral.

Le texte littéraire a plusieurs fonctions : Expressive ( expérience des expressions, des sentiments), Argumentative ( convaincre), Poétique (Esthétique du langage), Narrative

Les moyens de communication

Les moyens écrits ont l'avantage d'avoir une trace pour l'archivage et une assurance dans l'information.

a) Le journal de l'entreprise

Le journal est une illustration écrite. La création du journal nécessite de fixer des objectifs et de définir le fonctionnement de l'entreprise. Le comité de rédaction est chargé de définir le contenu de chaque numéro.

b) Les notes flash

C’est une note d'information brève et rapide. Elles ont pour objectif d'informer les salariés sur des événements qui viennent de se dérouler ou qui ne vont pas tarder.

Avantage : Contrôler l'origine de l'information et éviter que les salariés n'apprennent une nouvelle de l’extérieur (ex : recrutement de 20 nouveaux ouvriers)

c) La revue de presse

Elle permet de mobiliser les salariés autours d'un projet. Elle renforce la prise de conscience de l'impact du travail sur l'économie.

d) Les notes de service

Document diffusé dans l'entreprise qui concerne la diffusion d'information dans l'entreprise. Une note de service ( donner des ordres et des instructions ) est différente d'une note d'information ( ex : décès d'un collègue)

C'est le premier outil de communication , le plus utilisé dans les entreprises. Il a pour objet de diffuser des informations officielles et précises. Elle est ciblée et diffusée à un groupe restreint de personnes, contrairement à la note flash ?

Elle est généralement brève (max 3 pages) et répond à des règles rédactionnelles puisqu'elle sera archivée. On utilise le mode impersonnel.

2 objectifs :

• Donner envie à l'autre de lire la note

• Faire accepter la décision

On y trouve

• Les références du service Emmeteur ( fonction, service, nom … )

• Date et lieu d’émission

• Référence du ou des destinataires

• La mention « note »

• La mention « objet » qui peut être remplacée par « note »

• Ne pas utiliser de titre de civilité ni de formules de politesses, mais des termes fermes.

• La rédaction doit être claire, précise, et concise, la signature est obligatoire

• L'emmeteur doit cibler son ou ses destinataires et faire preuve de tact.

4 parties dans la notes :

• Rappel du problème

• Justification ( d'une décision : raison, cause, effet, objectif)

• Décision (indique les grands axes et les principales mesures à prendre)

• Conclusion ( Brève, rappelle les points forts afin de motiver le personnel à suivre les consignes et les instructions)

Exercice : Note de service avertissant les employés en retard ou absents. Les services des RH vous charge de rédiger la note de service pour avertir les employés en retard ou absents.

Emmeteur : service RH Destinataires : tout les employés de la société lumière

□ Pour action

□ Pour information

□ Pour archivage

Objet : retard et absence Date : 16/10/12

Note de service N°131

il a été constaté des retards et des absences. En effet, 15 % des retards sont enregistrés dans le service production. Le service emballage a enregistré 20 % d’absent pour cause maladie et 17 % sans aucun motif entre le 20/08/12 et le 27/08/12.

Ceci a engendré des retards de livraison, des fuites de clients, une baisse de la productivité. Dans le but d'améliorer la productivité, l'entreprise a décidé d'installer une machine de pointage. Pour ceux qui se sont absentés pour cause maladie, veuillez adresser au service RH un justificatif.

Afin d'assurer une meilleure image de l'entreprise, on vous rappelle que la ponctualité impact sur la rentabilité et la réputation de votre entreprise. On vous demande de respecter les horaires de travail ainsi que

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