La Politique Voyage

FAIRE APPLIQUER UNE POLITIQUE VOYAGE

Selon une étude, “plus de 80 % des PME-PMI ont adopté une politique de voyages d'affaires”. Mais quel que soit le contenu de la charte d’une politique voyage, il est essentiel de la communiquer à tous et en toute transparence, car les dispositions ne seront acceptées, et donc appliquées par les collaborateurs, que si elles sont clairement exposées. De plus, la direction générale doit également montrer l'exemple et appliquer les dispositions qui la concernent.

I ) Une politique voyage connue de tous

La simple existence d'une politique voyages ne suffit pas pour contrôler les dépenses, ni pour homogénéiser les pratiques. Il faut également veiller à sa bonne application. Ainsi, seules 67 % des entreprises déclarent avoir un taux de couverture supérieur à 70 % ( Issu de «perspective sur les politiques voyages 2011 en Europe», Livre Blanc Egencia ). Cela signifie qu'un grand nombre de dépenses dérogent aux règles en vigueur. C'est particulièrement le cas pour les dépenses hôtelières et la location de voitures. Les collaborateurs trouvent, en effet, régulièrement des tarifs plus attractifs directement auprès des fournisseurs plutôt qu'en passant par leur agence de voyages.

Plusieurs moyens existent afin de communiquer cette charte à tous. Que ce soit par email ou lors d’une réunion plus formelle, cette étape est essentielle au bon respect du budget des déplacements professionnels que s’est fixé l’entreprise Petrolux.

En outre, pour inciter les collaborateurs à appliquer la politique, la création d’un Intranet dédié peut s’avérer pertinent. Que la politique voyages vienne d’être créée ou qu’elle ait été optimisée et mise à jour, le support de la charte doit être un document facile à lire qui peut être diffusé rapidement via le site Intranet ou le portail de voyages de l’entreprise et/ou aisément distribué aux voyageurs. De plus, une fonction de « modification en direct », est essentielle pour permettre de faire évoluer facilement la politique de notre entreprise en vigueur dans un souci d’amélioration et d’actualisation continues. La politique centrale de Pétrolux peut ainsi être dupliquée très simplement pour la répercuter sur plusieurs sites et entités commerciales.

Enfin, pour renforcer l'adhésion aux nouvelles « bonnes pratiques » de l’entreprise, il est important de penser à en communiquer les résultats. En annonçant le montant des économies réalisées en 2012, les collaborateurs de Pétrolux ont été remerciés des efforts consentis et encouragés à respecter la politique de voyages d'affaires. Pour autant, celle-ci n'est pas figée. Et elle est amenée à changer, elle s'adapte au contexte économique, à l'état de santé de l'entreprise ainsi qu'à l'évolution de son activité et de ses marchés.

La vérification de la bonne application s'effectue soit avant le déplacement, soit a posteriori. Une analyse en amont sera basée sur la validation des billets sélectionnés par le directeur général, et des économies refusées. Si un collaborateur ne choisit pas le “best buy” au profit d'un billet plus coûteux, on parle d'économie refusée. Un contrôle en aval, lui, se fondera sur les rapports de non-conformité fournis par les agences mais aussi sur la carte logée Air Plus, choisie par notre entreprise.

Par ailleurs, la politique de voyage ne doit pas se situer dans la recommandation mais dans l'obligation. Le système de validation doit avoir son origine hiérarchique le plus haut possible car les salariés rechignent moins à suivre une directive que celle-ci vient d'en haut.

L’entreprise Pétrolux a donc choisi d'avoir un nombre limité de règles et d'effectuer un réel travail de suivi et d'ajustement plutôt que de se doter d'une politique voyages exhaustive mais trop complexe et fastidieuse à appliquer.

II ) Le respect de la politique déployée passe par un interlocuteur

Une grande majorité des travel managers en Europe considèrent avoir un plus grand contrôle sur les frais de déplacement (76 %), le reporting (69 %) et la visibilité dans l’entreprise (73 %) qu’il y a quelques années. Interrogés sur les raisons de ce contrôle accru sur la politique voyages, ils ont cité les suivantes : un accès aux informations sur le profil des voyageurs et sécurité des données (69 %), un soutien accru des cadres supérieurs (65 %), un rôle accru dans leur entreprise (63 %).

Ainsi, le rôle du responsable voyage Pétrolux est primordial et multiple. Il a pour objectif de négocier les meilleurs prix avec les fournisseurs de voyages, d’offrir le plus haut niveau de service à nos voyageurs, de créer et de faire appliquer la politique voyages de l’entreprise, mais aussi de surveiller et d’analyser les résultats de cette politique à un niveau de détail significatif en recherchant constamment des possibilités d’optimisation.

D’après les Travel Managers, l’amélioration du respect de la politique fait partie des quatre principaux domaines qui leurs sont prioritaires ( avec en plus l’optimisation des dépenses, l’utilisation des outils en ligne et les économies sur les transports aérien et terrestre ). Dans un marché en pleine évolution, ces domaines constituent une source d’opportunités pour programmes voyages. Pour atteindre ces objectifs, le Travel Managerde Pétrolux s’appuie sur un large éventail de mesures, notamment l’amélioration des communications relatives à la politique voyages et au respect des règles ( une précédente étude de CWT montre que seuls 50 % des voyageurs connaissent bien la politique voyages de leur entreprise ), la familiarisation des collaborateurs avec les processus de réservation en ligne et l’obligation d’opter pour les fournisseurs référencés.

De fait, le Travel Manager a pour

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