Suivi des offres

Après quelques mois de fonctionnement , il nous faut faire un bilan sur le circuit de réponse aux clients.

Si les délais sont globalement respectés, il semble que nous ayons encore quelques difficultés dans le remplissage des documents de manière conscieuse. Par exemple, il y a un problème quant aux temps passés inscrits pour l’ouverture des contrats et sur ce point l’implication de chacun des acteurs responsables de l’agence est plutôt « légère » voire inconsciente. Rappelons en effet que ces temps sont ceux qui vont apparaître sur la Fiche d’Intervention et s’il n’y a pas cohérence avec ce qui a été vendu, nous aurons un écart non négligeable sur la rentabilité d’une prestation.

Concernant les demandes clients elles sont traitées en règle générale par le service commercial du département du client. Les exceptions à ces règles sont l’environnement et les essais mesures traitées toutes depuis la Savoie, les machines et la Prévention qui seront toutes traitées depuis la Haute Savoie.

Bilan pour la phase demande : Nous constatons que la pochette n’est pas forcément remplie entièrement. Or, en ayant le client au téléphone, il est dommage que l’on en profite pas pour avoir tous les éléments ( quitte d’une part à demander au client de nous envoyer par fax une lettre avec en-tête où nous aurons par exemple le Siret qui nous fait perdre beaucoup de temps en recherche, et d’autre part à utiliser directement la pochette jaune pour qu’elle soit bien remplie et éviter de faire le travail deux fois).

La préparation de l’offre : Comme indiqué ci dessus, souvent le temps n’est pas mis. Du coup , devinette à l’ouverture du contrat où le secrétariat production divise le temps par un prix moyen. CE QUI EST ABSOLUMENT INTERDIT. Il est regrettable que des personnes « responsables » n’aient pas compris l’importance de cette phase et continuent à ne pas mettre ce temps lors de la rédaction de l’offre.

La relance : Lorsque quelqu’un reçoit les pochettes souples, c’est normalement pour qu’elle puisse relancer l’offre. Elle doit donc remplir cette pochette au fur et à mesure de ses contacts afin de conserver les discussions éventuelles qu’elle a pu avoir avec le client. Ces informations devront être reprises lors de l’ouverture de contrat. Merci à ces personnes de conserver toutes ces pochettes souples dans un endroit visible si un client appelait d’urgence.

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