Secrétaire comptable

ASSURER LA TRACABILITE ET LA CONSERVATION DES INFORMATIONS

Classement archivage :

Dans le cadre de mon stage au sein d’une ébénisterie j’eus la charge de l’archivage et du classement.

Dans un premier temps on m’a montrée tous les documents, puis je me suis entretenue avec les personnes concernées susceptibles de se servir des dossiers afin de connaître leurs fonctionnements et leurs tâches.

J’ai également parcouru les différents documents pour me repérer et pouvoir agir.

Ensuite j’ai écarté les documents antérieurs à N-1 que j’ai mis dans des boîtes à archives. J’ai regroupé par famille pour qu’il y ai une cohésion au cas ou il faudrait rechercher des documents :

• 1 boite pour les documents des clients (devis, commandes, factures, avoirs, règlements, différents courriers)
• 1 boite pour les documents des fournisseurs (devis, commandes, factures, avoirs, règlements, différents courriers)
• 1boite pour les documents bancaires (relevés bancaires, remises en banque, chéquiers, LCR, traites, contrats)
• 1 boite pour les assurances (contrats, relevés de situations, cotisations), mutuelles (contrats, paiements, relevés de situations, cotisations), locations de matériels et véhicules (contrats, doubles de factures, différents documents concernant les locations)
• 1 boite pour les documents comptables (balances, différents journaux, comptes de résultats, bilans)
• 1 boite pour les documents du personnel y compris les stagiaires ayant quitté l’entreprise (contrats, formations, fiches personnels, médecine du travail, mutuelles, arrêts de travail)

A toutes ces boites j’ai créé des étiquettes pour les identifier et pouvoir les ranger de façon logique dans le local à archives.

Sur ces étiquettes j’ai précisé la famille (clients, fournisseurs, banque, assurances, mutuelles, locations, documents comptables, documents du personnel), les années ou l’intervalle des années. (Cf. annexe…)

Il me restait cependant à réorganiser le classement des document N-1 et N.

Les dossiers du personnel étaient en mode suspendus dans une étagère (cf. annexe…), la personne du recrutement et de la gestion du personnel désirait le classement en mode suspendu mais dans un tiroir et en ordre alphabétique (Cf. annexe…) et l’intégration du dossier des stagiaires.

J’ai dû changer la forme des dossiers suspendus qui sont différents selon les modes de classement.

Dans un dossier individuel du personnel on peut y retrouver :

• Nom
• Prénom
• Adresse
• N° de téléphone
• Adresse mail
• Personne à contacter en cas de problème
• Taille et pointure (vêtements de travail et chaussures de sécurité fournis par l’entreprise)
• N° de permis (pour les personnes susceptibles d’utiliser les véhicules de société)
• Date d’entrée
• Médecine du travail
• Mutuelle
• Arrêt de travail
• Contrat
• Métier
• Fiche N° clé (clé servant pour le casier individuel au vestiaire)

J’y ai intégré un sous dossier pour les formations (CACES, logiciel du bureau d’étude, sécurité au travail, incendie) et l’autorisation de droit à l’image (photos mises sur les réseaux sociaux).

Ces éléments étaient dans un dossier à part.

Tous les autres documents (banque, clients, fournisseurs, mutuelles, locations, documents comptables) étaient dans des boites en feuilles volantes.

...