Met5904

ADM 1450

Initiation à la gestion de projets

Le travail noté 2 (20 %)

Feuille d’identité

La définition des travaux et l’ordonnancement des tâches

NOM  ______________________________________  PRÉNOM ________________________________  

NUMÉRO D’ÉTUDIANT  _______________________  TRIMESTRE  _____________________________  

ADRESSE  __________________________________________________________________________  

___________________________________________  CODE POSTAL  ___________________________  

TÉLÉPHONE  DOMICILE  ______________________  TRAVAIL  ________________________________  

 CELLULAIRE  ____________________  

COURRIEL  __________________________________________________________________________  

NOM DE LA PERSONNE TUTRICE  ______________________________________________________  

DATE D’ENVOI  _____________________________  

Réservé à l’usage de la personne tutrice

DATE DE RÉCEPTION  _______________________  DATE DE RETOUR  _______________________

  NOTE  ____________________________________________________________________________

1. RAPPEL DU PROJET

Titre du projet :              Développement d’un nouveau système de prise de rendez-vous

Promoteur :     1              514 Vaccins

Bénéficiaire :                   514 Vaccins

Chef de projet :               Lina Abdallah

1. La définition du projet

Le but du projet  

• Pour la clinique 514 Vaccin, sa vision est d’améliorer sa situation financière en fidélisant les clients.

L’objectif du projet

• Le projet consiste à remplacer le système de prise de rendez-vous de Bonjour santé, par un autre plus personnalisé à la clinique.

L’extrant 

Un logiciel de prise de rendez-vous comporte les options suivantes :

• Permets au client de prendre lui-même un rendez-vous
• Rappelle le client par texto, courriel et téléphone qu’il a un rendez-vous
• Permets à l’utilisateur de remplir un formulaire en ligne avant de venir en clinique
• Permets de se mettre sur une liste d’attente s’il n’y a plus de vaccins
• L’installation d’un chatbot pour répondre rapidement aux questions des clients lorsque la clinique est fermée
• Comparateur de prix

Les activités 

Activités nécessaires pour produire et livrer l’extrant du projet :

• Plan du logiciel et des options à intégrer

• Rapport sur la faisabilité du projet
• Estimation du coût du projet et des imprévus
• Programmation du logiciel
• Vérifier le contenu et revoir les modifications apportées
• Mise en ligne du logiciel sur le site web de l’entreprise
• Promouvoir le nouveau logiciel par une capsule vidéo sur le site web
• L’annoncer sur les réseaux sociaux et en clinique

Les intrants 

Les principaux intrants nécessaires à l’exécution des activités énumérées ci-dessus sont :

• La responsable de la clinique pour valider le plan ainsi que les différentes options intégrées dans le logiciel
• Un montant minimal d’argent à investir pour financer le projet
• Un informaticien qui va programmer selon le plan fourni et soumettre une vidéo du fonctionnement du logiciel
• Le service marketing de l’entreprise qui va promouvoir les nouveautés de ce logiciel sur les réseaux sociaux et en clinique
• Le service à la clientèle qui va prendre en charge les clients et avoir leur avis sur le nouveau logiciel.

1. Les conditions et les contraintes d’exécution

Les Conditions actuelles 

La Clinique de vaccination 514 Vaccins utilise Bonjour santé comme outil de prise de rendez-vous. Cette plateforme publique est utilisée par toutes les cliniques ou presque (privée et publique), au Québec. Le problème concernant ce système est qu’il n’est pas personnalisé à la clinique. En effet, il saisit que les informations de base des clients (nom, prénom, date de naissance, assurance maladie), car ses un système universel à toute les cliniques qui utilise cette plateforme. Une petite recherche internet permet de constater qu’il y a des cliniques qui ne possèdent pas de prise de rendez-vous en ligne ce qui avantage 514 Vaccins. Cependant, une recherche plus approfondie permet de constater qu’une des cliniques qui se nomme clinique santé voyage de Montréal n’utilise pas le programme de Bonjour santé. ^[1]  Ce qui permet à celle-ci de saisir les informations qu’elle veut auprès des clients. De plus si un client veut obtenir une information rapidement, il doit appeler le service à la clientèle qui est seulement ouvert de 9 h 12 h et de 13 à 17 h du lundi au samedi.

Les conditions souhaitées

La clinique de vaccination souhaite répondre le plus rapidement aux clients à n’importe quelle heure, même lorsque la clinique est fermée. De plus, elle veut pouvoir donner aux clients le produit qu’ils souhaitent et les rassurer quant au stock si celui-ci est disponible. Tout cela, lors de la prise de rendez-vous en ligne sans appeler le service à la clientèle.

Les contraintes de temps

Le tout doit être livré dans un temps de 6 mois après l’approbation du cahier de charge avant le début des vacances d’été des patients, soit la fin d’avril 2020.

Les contraintes de coût

Le projet ne devra coûter plus que 50 000 $ incluant le coût du programme, coût de la formation aux employés et la compagne publicitaire. L’estimation de ce coût a été calculée ainsi :

• Coût du programme : 20 000 $
• Salaire de la formation : 5 000 $
• Coût compagne publicitaire : 7 000 $

Finalement, on multiplie ce montant par l’augmentation du pourcentage de vente espérer, soit ici environ 25 %. Ce qui nous donne une marge de sécurité de 12 000 $ pour des imprévus non attendus.

Les contraintes de qualité

Pour que le projet soit accepté, le programme doit posséder toutes les caractéristiques demandées et s’assurer qu’elles fonctionnent. De plus, le système informatique doit être facile d’utilisation autant pour le personnel que pour les clients. Finalement, il doit être à la fine pointe de la technologie et posséder des mises à jour de temps à autre.

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