Les compétences comportementales et relationnelles en situation de prise de notes

Cours complémentaire

Les compétences comportementales et relationnelles

en situation de prise de notes

Selon ses besoins, le manager peut solliciter l’assistant(e) pour prendre des notes, dans le but de mener une action précise. Outre la préparation matérielle, quelques principes comportementaux et relationnels doivent être respectés pour parfaire la performance de cette mission.

I. Instaurer une relation de confiance

L’assistant(e) doit avoir une attitude positive, d’ouverture et d’intérêt. Il/Elle se met en position d’accueil et de réception d’informations et doit rester bienveillant(e) et disponible.

Les deux interlocuteurs doivent instaurer un climat de travail positif, basé sur une relation de confiance et adopter des comportements ouverts facilitateurs.

La qualité de la relation entretenue avec le manager va permettre à l’assistant(e) d’affiner et de compléter les notes prises, pour en faire une restitution juste et fiable.

II. Pratiquer une écoute active

L’assistant(e) doit écouter attentivement et objectivement le manager, sans l’interrompre, afin de bien assimiler les objectifs et les enjeux des instructions énoncées. Il ne doit porter aucun jugement sur ce que le manager exprime et doit rester d’une neutralité bienveillante, en évitant les freins et les obstacles qui bloqueraient l’expression du supérieur.

A. Reformuler

Il/Elle peut ensuite reformuler, en reprenant ou paraphrasant les affirmations énoncées, afin de vérifier leur bonne compréhension et réduire les incertitudes ou les malentendus. Rien de différent ni d’interprétatif ne doit être introduit.

B. Questionner

Il/Elle peut enfin questionner de façon complémentaire pour faire préciser ou clarifier certaines informations et consignes.

III. Se concentrer et être attentif

Il est nécessaire que l’assistant(e) ait une attention soutenue et constante et qu’il soit réceptif aux indications du manager. Il/Elle doit être détendu(e), car la tension et l’agitation sont néfastes à la concentration. L’inattention peut entraîner une perte d’informations.

Son attention doit lui permettre de distinguer l’essentiel de l’accessoire et de cibler les mots-clés.

IV. Activer la mémorisation pour une restitution claire et précise

– L’assistant(e) doit activer sa mémoire à court terme qui lui permet de garder une information et de la restituer immédiatement si nécessaire. Il/Elle va relire ses notes immédiatement, les compléter et proposer une structure claire et précise de l’ensemble du message.

– Son attitude de veille permanente et de mémorisation doit pouvoir alimenter des propositions d’actions constructives.

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