La fonction principale de la documentation

Au cours du xxe siècle, la documentation devient donc une « discipline scientifique avec ses techniques et ses méthodes propres. Elle fait appel à des sciences comme la linguistique, les mathématiques. Elle possède sa propre littérature comme en témoignent les nombreuses revues spécialisées françaises et étrangères. La documentation est devenue véritablement le traitement de l'information […] sous toutes ses formes »[3].

Ainsi, le terme « documentation » recouvre en réalité plusieurs idées[4] : une collection de documents organisée en vue d’une diffusion d’information, l’action de se documenter, l’activité professionnelle ou la fonction exercée par les documentalistes, le service de documentation au sein d’une entreprise.

La fonction principale de la documentation est de rendre accessible l’information à l’utilisateur ayant un besoin de connaissances. Une suite d’opérations est nécessaire afin de remplir au mieux cet objectif, et ces opérations constituent ce qui est couramment appelé la « chaîne documentaire » : la collecte, le traitement et la diffusion de l’information.

La collecte des informations, quel que soit leur support, consiste au repérage (par le biais de sources bibliographiques que le documentaliste peut recouper entre elles), au tri et à l’acquisition des documents (par achat, abonnements...).Le traitement est le classement et l’exploitation des documents ; autrement dit, c’est l’extraction et la mise en forme accessible (sous forme de fiche par exemple) de l’information pertinente contenue dans le document. Ce traitement est réalisé à l'aide d'outils propres aux professionnels de l'information et de la documentation tels que les langages documentaires, contrôlés (par exemple les langages classificatoires type RAMEAU), qui s'opposent au langage naturel (bien que celui-ci puisse être utilisé par les utilisateurs pour leurs recherches). Parmi les nombreux outils disponibles, on peut encore citer l'indexation et le catalogageLa diffusion de l’information ainsi traitée peut se faire de différentes manières : de façon générale ou sélective selon la nature de l’information et de ses destinataires, de façon orale ou écrite, par réponse ponctuelle, par prêt, par résumé, synthèse, note de veille[5]… La diffusion de l'information peut également se faire par le biais de produits documentaires (documents créés par le service). Ces produits peuvent être élémentaires ou élaborés (type revue de presse, bulletin documentaire), interactifs (foires aux questions, blogs...), et apportent une valeur ajoutée en ce qu'ils traitent et ordonnent l'information qu'ils transmettent aux utilisateurs[6].

Néanmoins, ces différentes opérations sont coûteuses en temps et en ressources et nécessitent des structures adaptées. C’est donc généralement au sein de services organisés que s’effectue le travail documentaire. Les dénominations sont nombreuses pour qualifier un service de documentation : centre ou service de documentation, de ressources documentaires, de traitement des données … Cependant, les objectifs de ces institutions sont généralement les mêmes : acquérir, rassembler, traiter, organiser l’information sur tout support, rendre l’information accessible, délivrer une information

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