Formulaire lié au Dysfonctionnement dans la Gestion Documentaire

Le formulaire suivant est un formulaire web, à remplir sur intranet. De cette façon, les réponses restent anonymes (les salariés ne craindront pas d’avouer leur incompétences). Faire une note de service pour avertir le personnel de l’enquête.

Correction :

Dysfonctionnement dans la gestion documentaire :

A la suite de nombreux dysfonctionnements dans nos services et du mécontentement de certains de nos clients, nous aimerions analyser le problème avec vous pour y remédier ensemble, au plus vite et éviter des conséquences qui pourraient remettre en cause la pérennité de notre entreprise.

I. Archivage des documents :

1. Temps passé à l’archivage des documents par semaine :

2. Vos difficultés :

0Dossiers trop épais

0Manque de places dans les armoires

0Pas de règles de classements

0Ne me sent pas concerné(e) par le classement

0Autre

II. Recherche de documents :

3. Temps passé à la recherche de documents par semaine :

0Je n’archive pas 0entre 1 et 2 heures 0Moins d’une heure 0Plus de 2 heures

0Plus de 4heures

4. Vos difficultés :

0Les documents ne sont pas dans le bon dossier

0Les documents sont mal classés dans le dossier

0Je ne connais pas toutes les règles de classement

0Tous les services ne suivent pas les mêmes règles de classement.

5. Vous est il déjà arrivé de ne pas trouver un dossier :

0Oui 0Non

6. Quelle en a été la conséquence ?

….

III. Comment archivez-vous vos documents :

7. A quelle fréquence archivez-vous ?

0Au fur et à mesure des besoins (tous les jours)

0A la fin de la semaine

0Quand vous y pensez

0Quand vous ne vous y retrouvez plus ( trop de documents éparpillés)

0Jamais

8. Si vous empruntez un dossier :

0Vous indiquez que vous l’avez pris

0Il n’y a pu de système de fiches pour indiquer l’emprunt

0Vous n’indiquez pas que vous l’avez pris

9. Après consultation du dossier :

0Vous le mettez rapidement à sa place

0Vous ne le rendez pas, il reste dans votre bureau

...