Achat de prestations

Un prestataire est une personne qui fournit une prestation dans le secteur de la communication.

Il peut revêtir différents métiers allant du graphiste, au imprimeur, au loueur de salle, etc

De sa sélection dépendra la qualité du travail de l’agence.

Le cahier des charges

Le cahier des charges est un document qui a pour vocation de réunir l'ensemble des éléments qui vont répondre aux besoins exprimés.

Il est envoyé aux différents prestataires par voie postale ou par mail

Il existe différents types de cahier des charges : le cahier des charges fonctionnel qui exprime le besoin sous forme de fonctions attendues du service pour y répondre et le cahier des charges technique grâce auquel le demandeur exprime l'ensemble des caractéristiques du produit attendu

Exemple de plan d'un cahier des charges :

Finalité de la demande

Contexte : nature des prestations demandées parties concernées caractère confidentiel s'il y a lieu

Énoncé du besoin : finalité du produit pour le futur utilisateur tel que prévu par le demandeur

Expression fonctionnelle du besoin : fonctions de service principales de la demande, fonction de service complémentaire de la demande, contraintes critères d'appréciation niveau dont l'obtention est imposée

Cadre de la réponse 

La recherche de fournisseurs ou autrement dit le sourcing

L'agence de communication dispose aujourd'hui de nombreuses sources d'informations : des pages jaunes aux sites internet spécialisés en passant par les salons professionnels.

Une fois la collecte des fournisseurs effectuée l'agence diffuse son cahier des charges préalablement établi par voie postale ou par mail

Il peut y avoir une recherche réalisée par le biais d'un appel d'offres qui cette fois doit respecter des consignes de forme et de fonds. L'appel d'offres est dématérialisé il s'agit d'un dossier formalisé dans lequel figure la désignation du produit, le délai et la livraison du produit, la quantité demandée, les modalités d'organisation de l'appel d'offres dont la date de remise du dossier le lieu de remise les contraintes éventuelles les conditions générales d'achat et les éléments de réponse particuliers.

La comparaison des offres des prestataires

Le responsable du projet doit dans un premier temps se fixer des critères de comparaison afin que son choix soit le plus objectif possible, ces critères peuvent être d'ordre technique ou commercial qualité de la prestation, délais de réalisation, notoriété du prestataire, prix

Puis chaque critère est pondéré en fonction de l'importance que le responsable du projet veut lui accorder des notes sont ensuite attribuées à chacun de ces critères pour évaluer les prestataires en fonction de leur adéquation avec le cahier des charges, il faut ensuite dresser un tableau comparatif des offres qui permettra d'asseoir le choix de l'entreprise.

Exemple de comparaison des offres : une agence de communication recherche un fournisseur de chapiteaux pour l'organisation d'évènements elle s'est fixée les critères de choix ainsi que les coefficients de pondération suivant : 3 prestataires A B et C ont été recensés auxquels on a attribué les notes suivantes :

La note pondérée est la note multipliée par le coefficient de pondération

Il suffit de faire le total des notes pondérées pour chaque prestataire

Dans cet exemple A 86 B 115 et C 64 le soir se porte sur le prestataire B qui répond au mieux aux attentes de départ

La préparation de la négociation d'achat

De la même manière que celle de l'entretien de vente

il s'agit de collecter des informations sur le prestataire dans un premier temps, son activité, son marché, ses produits, il est également intéressant de faire

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