Compte-rendu au sujet d’une demande de congé sabbatique

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2016-2017

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ÉTRANGÈRE

Fiche n°: 1

Nom et prénom du candidat :

BEN HAMIDA Asma

N° d’inscription du candidat :

Langue vivante choisie lors de l’inscription

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

Observée

x

Intitulé de la situation : Compte-rendu au sujet d’une demande de congé sabbatique

Type de situation (cf. liste des 9 situations définie par le programme de l’examen p 12) :

Rendre compte, informer et faire le point

Contrôle de la composition du dossier :

- 4 situations présentées de nature différentes                                                                                   OUI                 NON

- dont une «relative à la collaboration avec le(s) manager(s) »…………………………………….OUI                 NON

- dont deux dans un contexte de travail international mobilisant une langue étrangère…………  OUI                   NON

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom : Comtel

Adresse :

Activité : Travaux d’électricité

Département ou service : Direction

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

A la tête de la société Comtel Monsieur Fabio Martens, l’entreprise est spécialisée dans les travaux d’électricité elle compte 84 personnes spécialisée dans les travaux d’électricité. M. Martens prend les décisions stratégiques tout en étant à l’écoute de ses collaborateurs.

Contexte organisationnel :

Dans le cadre de sa formation Monsieur Martens, est amené à se déplacer régulièrement. Dès son retour, il demande à son assistante Luzaya de faire le point sur la semaine écoulé.

 Il a trouvé sur son bureau une lettre recommandé avec accusé de réception de la part de Mme Drissi qui a fait une demande congé sabbatique. Ayant besoin d’information au sujet de cette demande, il demande à son assistante de faire des recherches à ce sujet et de faire le point avec lui le lendemain à 16h00.

Contexte relationnel

• Composantes de la communication

Acteurs : Monsieur Martens PDG de Comtel et Luzaya l’assistante de Monsieur Martens

Relation entre les acteurs : M. Martens est le supérieure de Luzaya, ils entretiennent une relation plutôt professionnelle qui est basée sur la confiance et le respect mutuelle. Le PDG reconnait les qualités et les compétences de son assistante sa fiabilité, son autonomie et sa rigueur, il lui délègue un grand nombre de tâches.

Canal : orale, face à face

Lieu : Bureau de M. Martens

Temps : 10 -15  min environ 

• Enjeux : Identitaire, c’est M. Martens doit assoir sa position hiérarchique et montrer que c’est le seul décisionnaire. Luzaya doit donner une image professionnelle à son  manager (fiable, efficace, autonome, rigoureuse...)

• Enjeux Relationnel : Maintenir une bonne relation de confiance avec son assistante ainsi qu’une bonne  communication mais aussi avec le reste de son équipe (cohésion d’équipe). Luzaya doit conserver la confiance de son manager et de garder une relation de complicité.

• Enjeux stratégique/ financier : Il doit prendre la bonne décision concernant cette demande pour ne pas entraver le fonctionnement du service commercial et ne pas perturber les contrats. Limité l’impact financier du départ de Mme Drissi (manque à gagner). Luzaya doit collecter les bonnes informations pour pouvoir conseiller de manière pertinente M. Martens. L’assistante doit aider à concilier à la fois les besoins du Mme Drissi et son Manager.

• Forme de la communication : Communication Interne, formelle et interpersonnelle

• Techniques et outils de communication utilisés : écoute active

LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE *

Relation des faits mettant en évidence la (les) stratégie(s) développée(s).

Il est 16h00 quand l’assistante Luzaya frappe à la porte du bureau de M. Martens, celui-ci est au téléphone. Il lui demande d’entrer dans son bureau. Luzaya rappelle à son manager, le travail qu’elle a apporté durant son absence à propos du congé sabbatique. Le PDG qui très occupé lui demande d’aller vite. L’assistante donne les informations à son manager dans un ordre confus, en ayant son chewing-gum dans la bouche. Elle n’arrive pas à ordonner ses informations et se perd au sujet du congé sabbatique. Quelque information manque pour renseigner Monsieur Martens dans sa décision finale. L’assistante manque de clarté et d’efficacité dans ses informations. Monsieur Martens s’aperçoit que le travail n’a pas été mené à bien. Il a beaucoup de tâches à gérer qui sont très importantes pour l’entreprise. Monsieur Martens ne se sent pas rassurer concernant le congé sabbatique demandé par Mme Drissi.

Le manager n’a toujours pas pris de décision et reste évasif à propos du congé sabbatique. Juridiquement, Mme Drissi à le droit à son congé sabbatique car elle se conforme aux conditions tels que :

• Son congé sabbatique à une durée de 6 et 11 mois
• Respecte l’obligation de non-concurrence
• Ancienneté d’une durée de 6 ans

L’ÉVALUATION DE LA RELATION

Évaluation de la communication, de son efficacité professionnelle

Luzaya a manquée de rigueur et d’efficacité dans son entretien.

Le manager n’a donc pas réussit à avoir les informations précises et pertinentes au sujet du congé sabbatique. Ce qu’elle aurait dû faire, c’est structurer ses informations, qu’elle soit plus clair, profondes et précises. Qu’elle soit beaucoup plus sûre d’elle, plus organiser comme écrire les informations qu’elle a trouvées sur une feuille pour éviter les blancs lors de l’entretien ou d’hésitations ou elle aurait pu faire un plan direct et précis. Ne pas hésiter à prendre les devants.