Rapport de stage en comptabilité: le logiciel AS400

Le service export de Schenker Marseille est divisé en plusieurs pôles selon les pays : Asie du Sud Est (Japon, Taiwan, Inde), Israël, Afrique, Arabie saoudite…et aussi en fonction des clients.

Mes missions on été diverses tout au long du stage principalement au service groupage destination Israël, Chypre, Liban, Dubaï.

Tout d’abord, j’ai appris à utiliser le logiciel AS400, Utile à tous les services de l’entreprise. Il permet de gérer la commande d’un client de A à Z.

Premièrement j’ai ouvert un dossier export suite à la demande de Booking, envoyé par le client. Dans ce dossier, qui s’effectue grâce à l’AS400, il faut renseigner le chargeur (Shipper), le destinataire destinataire (Consignee), le notifié (Notify) mais aussi la date et port de départ et d’arrivée, la compagnie qui se charge du fret ainsi que le navire. Nous devons aussi préciser les numéros des conteneurs, le plomb et le type de conteneur. De plus, il faut détailler le nombre de colis et la nature de celui-ci (palettes, sacs, cartons…), le type de contenu, les références et aussi préciser s’il s’agit ou non de produits dangereux et pour finir renseigner l’incoterm. Il se peut que les instructions du client soient incomplètes ou erronées, il est donc possible de modifier le dossier mais aussi de dupliquer sur un dossier existant si de nombreuses données d’un dossier antérieur sont similaires à un dossier que nous devons ouvrir.

J’ai ensuite appris à établir des MBL et des HBL, il faut aussi utiliser l’AS400 et suivre les indications fournies dans l’ouverture de dossier par le client.

Tout d’abord, il faut préciser le numéro de dossier donné suite à l’ouverture de celui-ci. Si nous réalisons un MBL, il faut indiquer en nom de compagnie le nom de la compagnie maritime ou de l’armateur qui se charge du fret (BLI, MDRL, CMA) et si c’est un HBL il faut indiquer SCH1. Puis, nous devons renseigner le chargeur, destinataire et le notifié.

Si nous réalisons un MBL, le chargeur sera notre entreprise : Schenker Marseille et le destinataire l’agent dans le pays où la marchandise doit être livrée (Israël : Orian, Chypre : GAP, Liban : BCC…) Le MBL est destiné à la compagnie maritime qui se charge du fret.

Pour le HBL, le chargeur, le destinataire et le notifié sont indiqués sur le dossier, il s’agit ainsi du fournisseur et du client. De plus, il faudra préciser le port et la date de départ et d’arrivée, le numéro de conteneur, le numéro de plomb, la description détaillée avec le type de conteneur, la taille, le contenu, le poids et le volume, il faut toujours préciser si on dispose de matériel dangereux . Ils seront ensuite envoyés au client.

A la fin de chaque BL, qu’il s’agisse d’un MBL ou HBL il faudra indiquer si le fret est payable à destination c’est-à-dire s’il s’agit d’un <<Freight Collect>> ou s’il est payable avant c’est-à-dire il s’agit d’un << Freight Prepaid>> , Pour cela, il faut se référer à l’incoterm.

Il faut être attentif aux données en évitant les erreurs dans les numéros de conteneurs, plomb, nombre de colis et palettes. Il est aussi possible de reprendre le BL s’il ne convient au client, par exemple si le client ne précise pas en détail les marques ou de dupliquer sur un dossier existant si les tiers sont identiques à un dossier déjà ouvert.

De même, j’ai protisé un conteneur grâce au logiciel AP+ ce qui permet de renseigner le système portuaire que le conteneur a été chargé. Cette étape est obligatoire avant la mise à quai du conteneur.

Pour protiser il faut d’abord aller dans le menu marchandise export et ensuite dans créer dossier. Nous devons ainsi renseigner le numéro de dossier et de booking. Ensuite il faudra bien sûr encore fournir toutes les informations nécessaires : numéro de conteneur, plomb, poids, description du contenu… On va donc créer un Avis de Mise à Quai (AMQ) qui est un document essentiel pour la douane et qui va permettre d’établir l’EX A.

Lorsque l’on dispose de marchandises dangereuses il faut bien sûr l’indiquer en allant dans le menu douane et contrôle. Nous devons après indiquer la personne à contacter sur la déclaration, le numéro du transporteur présent sur la demande de positionnement, l’expéditeur avec son numéro de téléphone et son adresse. Ensuite un numéro EDX nous sera communiqué, Il faudra ensuite le retaper pour pouvoir renseigner le nombre de colis, le poids brut et net, le numéro et la classe de dangereux.

J’ai aussi appelé certaines compagnies maritimes pour une demande de booking, les dates de départ et d’arrivée les plus proches ainsi que le navire m’ont été précisées. Il faut être efficace et bien indiquer le port de départ et d’arrivée et le type de marchandise afin que l’interlocuteur puisse nous renseigner.

De même, j’ai appelé nos agences en France pour leur demander d’envoyer les documents manquants comme par exemple des BL, EUR1, …En effet, quelquefois la commande est traitée par un autre Schenker en France, ainsi que la douane peut être faite par leur soins dans ce cas là on demande d’envoyer la douane et si la douane est faite par nous on demande les documents nécessaires pour la faire (facture, liste de colisage, Procuration s’il y a un EUR1 a faire). Il faut faire attention que les entreprises respectent

...