Note D'information Type

NOTE D'INFORMATION

À l'attention du personnel, relative au déclenchement d'un processus de veille et à l'instauration d'un système de Gestion Electronique des Documents.

Mesdames, Messieurs,

Dans le cadre du bon fonctionnement de cette entreprise et de notre collaboration, quelques changements auront prochainement lieu dans votre organisation de travail. Notre objectif commun étant la satisfaction de nos clients ainsi que notre productivité et notre rentabilité, certaines méthodes et outils de travail sont aujourd’hui primordiaux à adoptés.

En effet, dans le but d’améliorer notre compétitivité et la qualité de nos services, un processus de veille va être entrepris dès le 15 janvier 2015. Vous êtes priés de vous y préparer au mieux afin de gagner un maximum de temps. La veille informationnelle constitue une procédure minutieuse et organisée en quatre étapes :

- Le ciblage, première étape, où des gestionnaires de projets détermineront les enjeux et les axes de surveillance à étudier (dans notre cas, une veille technologique, commerciale, concurrentielle et sociologique seront prioritaires) ;

- La collecte des informations, exercée par les agents de collecte qui auront la longue et minutieuse tâche de chercher et sélectionner les informations nécessaires au développement du projet ;

- La gestion des informations assurée par un groupe d’analystes qui organisera et étudiera les renseignements recueillis ;

- La diffusion de ces informations.

Il est indispensable d’appliquer respectivement chaque étape pour un résultat exhaustif et satisfaisant. C’est avec une bonne organisation que nous pourrons anticiper les nouveaux besoins de nos clients, détecter les changements qui subviennent sur le marché des vacanciers et même prévenir des menaces face à la concurrence. Cette stratégie fera évoluer l’entreprise et nous permettra de développer nos offres en nous associant avec de nouveaux partenaires (des prestataires en particuliers).

Le processus de veille informationnelle n’est pas le seul objet de cette annonce. Un autre outil, de plus en plus indispensable aux entreprises actuelles, viendra s’installer au cœur de notre organisation : un Système de Gestion Electronique des Documents (GED). Il se présente sous forme d’application ancrée dans le Système d’Information de l’entreprise. Son intérêt réside dans le fait de structurer, organiser, stocker et conserver les informations.

La GED est un outil complémentaire à la veille. Elle représente la base de données qui contiendra des informations diverses (informations relatives à l’entreprise, au processus de veille, aux législations et règlementations variées etc.) indexées et classées de façon claire et distincte. Ce système assure de meilleures conditions de travail ainsi qu’un gain de temps non négligeable due à sa bonne ergonomie et donc à sa facilité d’utilisation (recherche par mots clefs, critères).

Le système de GED apparait utile, notamment pour la troisième étape du processus de veille. Nous vous demandons de faire preuve d’ouverture d’esprit et de variété quant aux sources d’informations que vous aurez choisi d’analyser. Nous vous recommandons

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