La dématérialisation de documents

Vestige présentant des enregistrements comptables retrouvé dans la région de Sumer en Mésopotamie, vers 3 500 avant J.-C. qui constitue les premières traces de comptabilité retrouvé

Forte évolution dans la seconde moitié du XXème siècle avec l’informatisation

Dans les années 2000, création en France de la première plateforme de dématérialisation des experts comptables par le portail www.jedeclare.com

Dématérialisation consiste à transformer un flux de documents, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux et traitements numériques. Son développement modifie les pratiques comptables.

La dématérialisation permet de traiter les flux de données et de documents circulant en interne mais facilite leur transit auprès des tiers concernés.

La problématique est de mettre en place une dématérialisation des traitements comptables mais qui reste en parfaite harmonie avec les règles comptables et juridiques contraignantes

La comptabilité financière a pour objectif de produire des états financiers destinés à informer les tiers et les associés sur la situation financière de l’entreprise, en s’appuyant sur une organisation matérielle. La dématérialisation va alors porter sur les documents devant subir des traitements comptables.

Les traitements comptables : trier, saisir et enregistrer les données nécessaires à l’établissement des états de synthèse que sont le bilan et le compte de résultat. La présentation de ces états financiers est évidemment liée aux relations commerciales, aux relations des entreprises avec les salariés, les organismes sociaux, les banques et l’administration fiscale.

La dématérialisation concerne les documents comptables ou extra comptables comme les factures, les documents sociaux et fiscaux, les pièces bancaires, les bulletins de salaire… qui vont être intégrés dans le traitement de l’information financière.

La dématérialisation engendre une succession de traitements informatiques liés aux traitements comptables et on parle le plus souvent de traitement automatisé sous forme numérique. On peut retenir trois étapes importantes dans le processus de dématérialisation :

• Numérisation des documents à l’aide d’outils simples comme un scanner et une bonne Reconnaissance Optique de Caractères, plus connue sous le terme anglais OCR (Optical Character Recognition).

• Archivage des documents à l’aide de la GED (Gestion Electronique de Documents).

• Transmission des documents via des outils permettant une gestion électronique des processus du type Workflow. Ce dernier outil se distingue de la GED par le fait qu’il rend l’utilisateur actif, c’est en saisissant des informations qu’on va générer un document afin de l’intégrer dans le processus de traitement informatique. Ce processus permet de traiter les flux de documents en gérant par exemple les temps de traitements, les délais de règlement, les niveaux d’accord de paiement.

Les fournisseurs de solutions de dématérialisation proposent une intégration des traitements comptables à différents stades de l’avancement du processus de dématérialisation. La plupart du temps, le traitement comptable démarre dès l’extraction des données par des modules OCR ou par LAD (Lecture automatique de Documents). Des écritures comptables sont proposées à partir de ces informations numériques et on peut alors démarrer les processus liés à la validation des écritures comptables proposées, au transfert des écritures vers des logiciels comptables, et aller jusqu’au passage d’ordres de banque.

Dans tous les pays membres de l’Union Européenne, depuis le 1er janvier 2004, la facture électronique peut se substituer à la facture papier (la directive européenne 2001-115-CE). Trois types de dématérialisation existent :

• dématérialisation des factures papier envoyées par les fournisseurs : les factures sont numérisées à leur réception par le client puis stockées et/ou traitées immédiatement. Seule la facture papier est admise sur un plan légal.

• dématérialisation dite simple : les données de facturation sont transmises par voie électronique et peuvent être intégrées immédiatement dans les traitements comptables. Un double de la facture papier doit obligatoirement être conservé par l’acheteur et le vendeur, pour valeur légale.

• dématérialisation fiscale des factures : les factures sont échangées entre le fournisseur et le client sous la forme de données structurées ou non structurées, dans le respect des règles imposées par l’administration fiscale. Le double papier n’est alors plus nécessaire car la facture électronique fait foi pour l’administration fiscale. Pour la transmission électronique des factures, l’article 289 bis du CGI s’impose aux entreprises qui doivent alors utiliser deux types de format. Les échanges de données peuvent être effectués :

o sous forme de fichiers structurés, qui sont interprétables automatiquement par un programme informatique, de type EDI ou XLM par exemple.

o sous forme de fichiers non structurés, que les programmes informatiques ne pourront pas interpréter automatiquement, de type JPEG ou PDF par exemple à condition qu’ils soient signés électroniquement.

L’information structurée est integrable alors que la non structurée doit etre transformée pour obtenir des donnees calculables par l’ordinateur ( dans le cas présent, la signature electronique permier de garantir l’intégrité des doc transformés

Rappel des règles comptables et juridiques contraignantes en matière de dématérialisation

Objet de la comptabilité : « La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture » (article 120-1 du PCG).

La dématérialisation ne doit en aucun cas nuire ni à la sécurité ni à la fiabilité des traitements comptables et doit également toujours souscrire aux besoins de l’administration fiscale.

Satisfaire aux exigences en matière de preuve selon l’article 410-4 du PCG.

la signature électronique. Celle-ci est nécessaire pour pouvoir identifier les intervenants au cours du processus de dématérialisation mais aussi pour l’authentification des livres obligatoires, livre-journal et livre d’inventaire (C. com. art. R123-173).

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