LE RECRUTEMENT

Dans le cadre de la gestion du recrutement, de la paie ou des carrières, employeurs et recruteurs ont fréquemment recours aux moyens informatiques. Ces outils contiennent de nombreuses informations concernant les candidats ou les employés.

Quelles informations peuvent être utilisées ? Dans quel cadre les utiliser ? Combien de temps les conserver ? Quel type de traitement est interdit ?

Quelles informations ? Pour quoi faire ?

Dans le cadre d’un recrutement, les données collectées ne doivent servir qu’à évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé (qualification, expérience, etc.).Il est interdit de demander à un candidat à un emploi son numéro de sécurité sociale. Il est également interdit de collecter des informations sur ses parents, sa fratrie, ses opinions politiques ou son appartenance syndicale. A l’embauche du candidat, l’employeur pourra collecter des informations complémentaires. Outre celles nécessaires au respect d’une obligation légale (exemple : déclarations sociales obligatoires), l’employeur peut collecter des informations utiles :

• à la gestion administrative du personnel (par exemple, type de permis de conduire détenu ou coordonnées de personnes à prévenir en cas d’urgence) ;

• à l’organisation du travail (par exemple, photographie facultative de l’employé pour les annuaires internes et organigrammes) ;

• à l’action sociale prise en charge par l’employeur (par exemple, les informations concernant les ayants-droit de l’employé).

Qui peut avoir accès aux données ?

Un accès limité

Seules les personnes intervenant dans le processus de recrutement peuvent accéder aux informations d’un candidat.

Outre les administrations informées de l’embauche (exemple : assurance chômage, maladie, retraite, mutuelle…), seules les personnes chargées de la gestion du personnel peuvent consulter les informations des employés.

Les supérieurs hiérarchiques peuvent accéder aux informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions (exemple : données d’évaluations, rémunération…).

Les délégués du personnel ont accès aux données figurant dans le registre unique du personnel (nom, nationalité, fonction occupée, date d’entrée dans l’organisme, etc.).

Les autres instances (Comité d’entreprise, délégués syndicaux) peuvent obtenir certaines informations pour exercer leurs missions. Par exemple, l’employeur peut transmettre au Comité d’entreprise (CE), après information des employés, des données sur ceux qui ne s’y sont pas opposés. Ces informations permettront à la CE de proposer des activités et des prestations adaptées. Les organisations syndicales peuvent, après accord avec l’employeur, adresser aux employés des messages d’information syndicale par courrier électronique. Les employés peuvent s’y opposer à tout moment.

Un accès contrôlé

L’employeur doit assurer la sécurité des informations et garantir que seules les personnes habilitées en prennent connaissance. Les actions sur les données effectuées par les personnes habilitées doivent être enregistrées (savoir qui se connecte à quoi, quand et pour faire quoi). Une fois l’employé parti, certaines informations doivent être conservées par l’employeur sur un support d’archive (par exemple, 5 ans après le départ du salarié pour les bulletins de paie).

Quelles garanties pour la vie privée ?

Le droit d’être informé

L’employeur doit informer les instances représentatives du personnel avant d’utiliser des techniques d’aide au recrutement ou des fichiers de gestion du personnel.

Candidats comme employés doivent être informés :

• de l’identité du responsable du fichier (cabinet de recrutement ou service des ressources humaines),

• de l’objectif poursuivi (gestion des candidatures ou gestion du personnel),

• du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ainsi que des conséquences à leur égard d’un défaut de réponse,

• des

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