Audit opérationnel

Cas de la SONAMAC

Après avoir pris connaissance de la société  nationale de matériaux de construction ( SONAMAC) vous avez constaté que le circuit achat/ fournisseur se présente de la manière suivante :

Pour passer la commande, la secrétaire de direction, Mme Ennouri émet un BC en 3 exemplaires. Après apposition de la signature de Mr Rafiq ( le directeur) , sur le BC, les 3 exemplaires sont ventilés comme suit :

✧ Le BC jaune est classé dans la souche du carnet des BC ;

✧ Le BC blanc est envoyé au fournisseur ;

✧ Le BC bleu est envoyé au magasin.

Dés la réception de la marchandise, accompagnée d’un bon de livraison – Fournisseur, Mr Lechheb (le magasinier) , procède à un contrôle de qualité et de quantité. Toute fois le contrôle des quantités ne se fait de manière permanente.

Si la marchandise n’est pas conforme à la commande, elle est renvoyée au fournisseur sur le champ. Cependant, si la non conformité n’est constatée qu’après l’établissement des bon de réception , le retour de la marchandise donne lieu à une demande d’avoir.

Si au contraire, la marchandise s’avère conforme, Mr Lechheb établit un bon de réception en 3 exemplaires et y appose son visa. Les BR sont ventilés comme suit :

✧ Le blanc est classé définitivement dans la souche du carnet des BR ;

✧ Le rose y est classé provisoirement ;

✧ Le jaune est agrafé avec le BL et le BC.

Les factures sont reçues par Mme Mousaïd au bureau d’ordre. Elle les saisit, ensuite, sur ordinateur selon leur numéro d’ordre.

L’ensemble BL/BC/BR est envoyé à Mr Aït El haj, au service de contrôle et de coordination, qui procède, après la réception de la facture du bureau d’ordre, à un rapprochement BC, BL, et facture.

Après avoir effectué le rapprochement, il envoie la facture au service comptable à Mr Bajji qui la saisit  dans la base des données.

T.A.F :

1. Etablir le diagramme de circulation vertical.
2. Procéder aux tests d’existence.
3. Procéder aux tests de fonctionnement.
4. Etablir et commenter la grille d’incompatibilité des tâches.
5. Etablir les FRAP.

* Exemple de table de symboles d’un Diagramme de circulation :

[pic 1]

Début du diagramme

Circulation d’un document [pic 2]

Circulation d’information [pic 3]

Sortie de circuit [pic 4][pic 5]

Création de document

[pic 6]

Document

[pic 7]

Photocopie de document

[pic 8][pic 9]

Dossier ou registre

[pic 10]

             A                 Renvoi à une autre page portant le même symbole

Réunion à de document [pic 11][pic 12]

Destruction de document [pic 13]

[pic 14][pic 15]

Séparation de documents

[pic 16]

Classement définitif                         A : Alphabétique

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