Activité d'organisation, mission "notes de frais".

Intitulé : ACTIVITE ORGANISATION (O1.E2.A1) – MISSION « NOTES DE FRAIS » Décrivez comment vous vous organisez pour réaliser cette activité : - Pour chaque chef de produits nouvellement embauché, je dois faire une demande d’avance sur frais auprès du service comptabilité : je complète un document interne qui sera visé par le supérieur hiérarchique pour approbation. Ce document reprend le nom du bénéficiaire, le service dont il dépend, le montant de la somme avancée, la date de rédaction et tous les noms des personnes habilitées à accorder cette avance. Ensuite, je le transmets, accompagné du Relevé d’Identité Bancaire du salarié concerné, au service comptabilité qui se charge d’effectuer

le virement sur le compte bancaire. Il est à noter qu’il existe un barème d’attribution du montant des avances à respecter impérativement (montants affectés en fonction du statut du salarié : 150 euros pour un Chef de Produits, 300 euros pour un Chef de Service). - Je me procure les justificatifs auprès du Chef de Produits au fur et à mesure que les dépenses ont lieu et suis le montant des dépenses en complétant la note de frais. - A l’approche du montant initialement avancé, je procède à la clôture de la note de frais en y faisant apparaître tous les montants détaillés et classés par type de dépense (hébergement, transport, restauration, communications tél, …) et j’y joins les justificatifs originaux. - Une fois la note de frais complétée, je la fais viser par le supérieur hiérarchique pour approbation puis je la transmets avec les justificatifs au service comptabilité qui se charge d’effectuer le virement du montant exact de la note de frais sur le compte bancaire du salarié. Ainsi, le salarié dispose à nouveau du montant de l’avance initiale nécessaire à ses futures dépenses. - Je conserve une copie de l’ensemble et je tiens le collaborateur informé du montant exact du virement à venir.

Quelles sont les habiletés, savoir-faire ou qualités (soin, rapidité, etc) requises pour effectuer cette activité ? - Avoir un bon sens relationnel pour communiquer avec la plupart des différents services. - Rester ferme dans la relance auprès de ceux des collaborateurs qui négligent de remettre les justificatifs régulièrement. - Etre organisée et ordonnée afin de ne pas égarer les justificatifs originaux.

Cette activité m’a permis de développer un grand sens des responsabilités par la manipulation de devises en espèces d’une part, et par le suivi des comptes bancaires de mes collaborateurs d’autre part.

Quelles sont les connaissances particulières nécessaires à l’accomplissement de cette activité (scientifique, économique, juridique, géographique, statistique, langue, etc) ? - Savoir manipuler correctement les chiffres. - Connaître le cours des différentes monnaies pour les notes de frais à suivre en devises étrangères.

...