Cadre de la réalisation |
Raison sociale :
Secteur d’activité :
| Tâche du référentiel concernée : T.11.2 : Détection, analyse et suivi des appels d’offres
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Dates de réalisation : 13 décembre 2012
| Durée de la réalisation : 3h
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Contexte de réalisation - Cadre général : Je suis assistante de gestion au sein de la société ABC qui intervient auprès d’entreprises et de quelques particuliers. Elle propose des travaux de plomberie, sanitaire, chauffage, climatisation, ventilation et maintenance. Elle ne fait pas de prospection et intervient principalement par appel d’offres.
- Acteurs qui interviennent dans l’activité : Un chargé d’affaires, le chiffreur du Bureau d’études, le Président Directeur Général et l’assistante de gestion.
- Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) :
- Délais : le délai de préparation est court car le chargé d’affaires et le chiffreur du bureau d’études décident très tardivement de la réponse à l’appel d’offre.
- Procédure / Organisation : le mémoire technique n’est pas rempli par les chargés d’affaires mais par l’assistante de gestion par manque de procédure précise et de temps
- Ressources : Sont fournis lors du téléchargement du dossier : Le règlement de Consultation (RC), le Cahier des Clauses Techniques particulières (CCTP), le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP), la Décomposition du Prix Global Forfaitaire (DPFG), les plans, le Plan Général de Coordination (PGC), l’acte d’engagement (AE), le planning.
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Objectifs : L’objectif est de répondre au mieux au client, que ce soit en matière technique et financière afin d’obtenir le contrat.
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Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) : - Le réseau est partagé et organisé entre l’assistante de gestion, les chargés d’affaires et les membres du bureau d’études
- Les matériels utilisés sont :
- des ordinateurs
- une imprimante
- Les logiciels utilisés sont :
- Microsoft Internet Explorer
- Microsoft Office Word 2010
- Microsoft Office Excel 2010
- Microsoft Office Publisher 2010
- Adobe Reader
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Activité |
Description de l’activité (tâches, méthodologie) : - Se procurer le dossier d’appel d’offres par Internet : le site Marché Publics de France répertorie tous les appels d’offres proposés par les différents sites. Je télécharge le dossier sur le site https://www.marches-securises.fr avec les identifiants et mots de passe, comprenant les pièces suivantes : RC, CCTP, CCAP, plans, PGC, AE, planning, DPGF
- Je crée deux dossiers : un orange pour le chiffreur et un vert pour moi pour répondre à l’appel d’offres sur lequel seront notés :
- Le numéro du dossier
- La date et l’heure butoir d’envoi
- J’enregistre le dossier sur le réseau, puis je prépare la DPGF. Celui-ci est fourni avec les différents travaux à effectuer. Je modifie ce document pour que le chiffreur n’ait plus qu’à entrer les prix unitaires. J’insère des formules pour que les sous-totaux et les totaux se calculent automatiquement, ainsi que la TVA.
- Une fois l’accord du bureau d’études pour la réponse, je complète le dossier et les pages de gardes :
- Le dossier de candidature (préparé à l’avance sauf pour les exemples de réalisations de chantiers qui sont adaptées pour chaque réponse)
- DC1 : Lettre de candidature – Habilitation du mandataire
- DC2 : Déclaration du candidat individuel
- Noti1 : Information au candidat retenu
- Le RIB de l’entreprise
- Pour l’offre (pour chaque lot) :
- L’acte d’engagement
- Le C.C.T.P.
- Le planning d’exécution
- Le D.P.G.F.
- Le mémoire technique
- Des documents concernant le développement durable, l’hygiène et la sécurité
- Je paraphe tous les documents et je les faits signer au Président Directeur Général
- Je place les documents dans les enveloppes correspondantes
- J’emporte le dossier directement à l’adresse indiquée
- J’archive les dossiers dans l’ordre chronologique
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Productions réalisées en entreprise : La Décomposition de Prix Globale et Forfaitaire | Productions réalisées sur PGI dans le centre de formation ou l'établissement :
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Problèmes rencontrés : Les sigles très fréquemment utilisés pour les appels d’offres et notamment dans le secteur d’activité de la société ABC.
| Solutions apportées : L’assistante de gestion de l’entreprise a pris le temps de m’expliquer les abréviations. De plus, le manuel qualité de l’entreprise comporte une partie concernant les procédures de l’entreprise. |
Bilan |
Apports pour la PME : L’entreprise fonctionnant essentiellement par appels d’offres, il est important de bien les choisir et d’y répondre au mieux.
| Bilan personnel : Connaître les procédures de réponse à des appels d’offres est un point très important pour moi car ceci est très souvent demandé lorsque l’on cherche un travail d’assistante de gestion.
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